Pour accéder aux autres fonctions liées aux documents, cliquez sur "Actions".

Modifier : Permet la modification d'un document déjà enregistré.

Archiver : Permet de transférer un document dans le dossier 'Archives'

Verrouiller : Permet de verrouiller le document. Un document verrouillé ne pourra pas être modifié, archivé ou supprimé.

Envoyer mail : Permet de diffuser un mail.

Cycle de vie : Permet de visualiser l’ensemble des mises à jour réalisées sur le document (diffusion, lecture, workflow, ….)

Demande d'évolution : Permet à un utilisateur ne disposant pas des permissions nécessaires de demander la mise à jour d’un document.

Affectation : Permet la réaffectation des permissions pour un document.

Télécharger : Permet le téléchargement d’un document sous son format
d’origine.

Supprimer : Permet le déplacement du document dans le dossier 'Corbeille'

Envoyer un mail :

Cette action vous permet d’envoyer un mail via le Logiciel Symalean. En cliquant dessus, une fenêtre s’ouvre.

Entrer l’adresse mail de(s) destinataire(s), le sujet ainsi que le contenu du mail.

Après avoir complété ce formulaire, cliquer sur le bouton "Valider" 

Le mail sera transmis au(x) destinataire(s) avec le document en pièce-jointe.

A savoir : Lorsqu’on entre un email manuellement dans le champ 'Email', il faut cliquer sur l’email généré dans la liste pour que celui-ci soit enregistré dans le champ.

Faire un clic gauche ou appuyer sur la touche 'Tabulation'

Cycle de vie :

Cette action permet de visualiser sur un registre l’ensemble des modifications ayant été réalisées sur le document depuis sa création.

En cliquant sur une des lignes des différentes versions du document, on arrive sur le formulaire détaillé de son cycle de vie sur lequel on peut visualiser :

- Les informations générales du document.
- Le motif de mise à jour pour chaque version.
- Le workflow effectué pour chaque nouvelle version et les commentaires associés.
- Les informations sur les diffusions mail effectuées pour chaque version.

Demande d’évolution :

Cette action permet aux utilisateurs n’ayant pas les droits pour modifier directement un document d’effectuer une demande de modification.

En cliquant sur 'Demande d’évolution', un registre des demandes d’évolution pour le document voulu s’affiche.

Cliquer sur le bouton "Création demande d'évaluation" 

Compléter les différents champs :
Les champs marqués d’un * doivent obligatoirement être renseignés.

- Validation : Permet de sélectionner la personne en charge de valider, ou non, la demande d’évolution du document.

- Motif : Description de la raison pour laquelle le document nécessite d’être modifié.

Après avoir complété ce formulaire, cliquer sur le bouton "Valider" 

Vous retournez alors au registre des demandes d’évolution ou votre demande apparaît sous l’état "En attente de validation"

Un mail ainsi qu’une notification via le Logiciel seront transmis au responsable désigné de la validation de la demande.

Pour valider la demande, le responsable désigné doit se rendre au niveau du registre des demandes d’évolution du document.

Cliquer sur le bouton 
Rédiger la réponse à la demande dans le champ ''Réponse" et cliquer sur "Valider" ou "Refusé"