Créer un document
Compléter les différents champs :
Les champs marqués d’un * doivent obligatoirement être renseignés.
- Dossier = Dossier dans lequel sera enregistré le document. ' / ' enregistrera le document dans le répertoire général.
- Codification = Génération automatique de la Codification du document selon le paramétrage prédéfini. Cette codification peut aussi être renseignée manuellement.
- Intitulé du document = Désignation du document. Les caractères suivants ne peuvent pas être utilisés : é è ç à ù
- Processus rattaché = Processus lié au document enregistré.
- Catégorie = Type de document enregistré. (liste paramétrable)
- Tags = Mots clefs permettant de faire une recherche de document au niveau de la page d’accueil GED.
- Date de validité = Date à laquelle le document sera obsolète (facultatif)
- Motif = Motif de l’enregistrement documentaire (ex : Création / description des mises à jour…)
Insérer le document à enregistrer en cliquant sur le bouton "Chargement".
Au besoin, il est aussi possible d’ajouter :
- Un 'Entête et pied de page' en cochant la case associée. le fait de cocher cette case affichera une ligne en haut des pages ainsi qu'une seconde en bas des pages. Le message affiché reprend la codification ainsi que la date d'impression et son diffuseur.
- Un 'Cartouche Workflow' en cochant la case associée. Le fait de cocher cette case affichera un tableau de validation en première page du document créé (ou modifié) permettant de visualiser le(s) nom(s) des personnes ayant eu un rôle dans la validation du document.
REVISIONS
Version | Modifié par | Motif |
A | Support Symalean | Création |
VALIDATION
Phase de validation | Nom du signataire | Date de signature |
Vérification | Support Symalean | 29-06-2023 |
De la même manière que pour la création d’un dossier ou d’un sous-dossier, il est possible d’attribuer les permissions d’actions sur ce nouvel enregistrement documentaire. Les permissions par défaut seront identiques à celles qui ont été définies lors de la création du dossier dans lequel le document est créé.
- Cliquer sur le bouton au niveau de la section 'Gestion des droits' pour ouvrir le menu de gestion des permissions.
Si vous souhaitez lancer un Workflow (ou circuit de validation).
- Cliquer sur le bouton au niveau de la section 'Workflow' pour ouvrir le menu de gestion des workflows et sélectionner le Workflow.
Si vous souhaitez émettre une demande une lecture après validation du document :
- Cliquer sur le bouton au niveau de la section 'Demande de consultation' pour ouvrir le menu associé.
- Sélectionner le nom des personnes à qui une notification et/ou un mail doit être envoyée.
- Cocher la case 'AR Lecture' si vous souhaitez avoir une traçabilité de la lecture dans le cycle de vie du document.
Après avoir complété ce formulaire, cliquer sur "Valider"
Vous retournez alors à la page principale de la fonctionnalité 'Arborescence'.
Pour visualiser votre enregistrement dans le registre, cliquer sur le dossier dans lequel il est enregistré au niveau de l’arborescence.
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