Au niveau du registre des PDP avancés, le bouton "Actions" situé en bout de ligne de chaque PDP permettra le lancement d’une réunion de coordination. (Sous réserve que la validation initiale du PDP ait été réalisée.)
Cette action permet d’accéder au formulaire de compte rendu de réunion de coordination permettant :
- D’identifier les entreprises extérieures concernées par la réunion
- D’intégrer de nouvelle(s) entreprise(s) extérieure(s) non prévues lors de la validation initiale du PDP
- De formaliser les nouveaux risques non identifiés lors de la validation initiale
- D’apporter une conclusion de la réunion et d’importer des pièces jointes si besoin.
Après avoir complété ce formulaire, cliquer sur le bouton "Valider".
L’état du PDP passe à "MAJ en cours".
Il faut à présent valider cette réunion afin que les nouvelles entreprises extérieures et les nouveaux risques soient intégrés dans le PDP.
Pour ce faire, cliquer sur l’onglet 'Suivi des revues' puis sur le bouton "Signer" situé en face de la réunion de coordination réalisée. Ceci permet d’accéder à la page de validation du flux de validation.
Tant que la réunion de coordination ne sera pas signée par les différentes parties intéressées, le PDP sera à l’état "Validation en cours".
La nouvelle version du PDP ne sera officiellement validée que lorsque l’ensemble des parties intéressées auront signées le document. Lorsque ce sera le cas, le PDP passera à la version A1 et sous l’état "Validé".
A chaque fois qu’une réunion de coordination sera réalisée et validée, l’indice numérique du PDP évoluera (A1, A2, AX)