1. Présentation

La rubrique Contexte & Enjeux (menu Pilotage) sert à décrire le contexte de l'organisme. Elle comprend deux onglets :

• Enjeux : les enjeux internes et externes de l'organisme, classés par catégorie
• Parties Intéressées : les parties intéressées, leurs attentes et l'évaluation du respect de leurs exigences.

Chaque onglet n'est visible que si votre rôle a le droit correspondant ("Enjeux" ou "Parties intéressées"). Si un onglet n'apparaît pas, adressez-vous à votre administrateur.

Ce que vous voyez dans les registres

Les deux registres n'affichent que les fiches qui correspondent :

• Au périmètre choisi en haut de l'écran : un site, une division ou le groupe 
• À vos processus, si des processus sont associés à votre profil. Dans ce cas, seules les fiches liées à au moins un de vos processus sont affichées.

À savoir – Si une fiche "manque", vérifiez d'abord le site, la division ou le groupe sélectionné, puis les processus associés à la fiche.

2. Qui peut faire quoi ?

Les actions possibles dépendent des droits attribués à votre rôle par votre administrateur (Paramétrage > Rôles). Un bouton absent signifie simplement que le droit correspondant n'est pas attribué à votre rôle.

À savoir – Le nom exact des droits dans l'écran des rôles peut légèrement différer des libellés ci-dessus : en cas de doute, demandez à votre administrateur.

3. Parcours type

1. Le responsable qualité définit dans le Paramétrage les catégories d'enjeux, les catégories de parties intéressées et les indices d'évaluation (ex. Conforme = 100, Partiellement conforme = 50, Non conforme = 0).
2. Il crée les enjeux de l'organisme et les rattache aux parties intéressées, aux processus et aux domaines impactés.
3. Il crée les parties intéressées, leurs attentes et leurs exigences, puis évalue chaque exigence avec un indice.
4. Depuis chaque fiche, il associe les risques & opportunités, les objectifs opérationnels et les actions utiles.
5. Le registre permet ensuite de suivre le taux de respect des exigences et d'exporter les enjeux (CSV, Excel, PDF).

4. Les enjeux

Le registre est regroupé par catégorie d'enjeu. Chaque catégorie apparaît comme une ligne de couleur. Cliquez sur la flèche à gauche de la ligne pour afficher ses enjeux.

Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche : en modification si vous en avez le droit, sinon en consultation.

Selon vos droits, vous disposez des boutons Ajouter un enjeu, Archive, Supprimer et Archiver (sur chaque ligne) et de la suppression multiple (icône dans l'en-tête du tableau : cochez les enjeux puis validez).

Les boutons CSV, Excel et PDF permettent d'exporter le registre des enjeux.

À savoir – Les catégories d'enjeux (libellé et couleur) se définissent dans Paramétrage > Gestion Pilotage > Contexte & Enjeux > Catégories d'enjeux.

1. Cliquez sur Ajouter un enjeu.
2. Renseignez les champs :

• N°Ref : proposé automatiquement (site + codification + année + numéro d'ordre) 
• Site : un ou plusieurs sites, une division ou le groupe 
• Catégorie (obligatoire) 
• Le type d'enjeu, les parties intéressées concernées et la description 
• Processus 
• Impact(s) (obligatoire) : les domaines impactés 
• Fichier : documents à joindre.

3. Validez.

À savoir – Si vous cochez plusieurs sites, un enjeu est créé pour chaque site, chacun avec sa propre référence (numéros qui se suivent). Si vous cliquez sur Enregistrer avec un seul site, vous restez sur la fiche créée. Dans les autres cas, vous revenez au registre.

À savoir – Les blocs Risque(s) & Opportunité(s), Objectif(s) opérationnel(s) et Action(s) n'apparaissent qu'une fois l'enjeu enregistré.

En modification, un enjeu ne concerne qu'un seul site (ou une division, ou le groupe). La fiche affiche aussi les documents joints, le créateur, ainsi que l'auteur et la date de la dernière mise à jour.

Enregistrer vous laisse sur la fiche. Valider vous ramène au registre.

Le bloc Risque(s) & Opportunité(s) liste les risques et opportunités liés à l'enjeu, avec leur niveau d'impact.

• Ajouter > Création : crée un nouveau risque ou une nouvelle opportunité, déjà rattaché(e) à l'enjeu 
• Ajouter > Associer existants : rattache des risques ou opportunités déjà présents dans le registre des risques 
• Sur chaque ligne : Archiver (archive le risque ou l'opportunité) ou Dissocier (retire uniquement le lien avec l'enjeu).
  

Le bloc Objectif(s) opérationnel(s) fonctionne de la même façon : Création d'un nouvel objectif rattaché à l'enjeu, ou Associer existants, puis Archiver ou Dissocier sur chaque ligne.

Le bloc Action(s) propose deux boutons :

• Proposer une action : crée une proposition d'action, qui suivra le circuit de validation du plan d'actions 
• Enregistrer une action : crée directement une action dans le plan d'actions.

Deux tableaux suivent l'avancement : Suivi des propositions d'actions et Suivi des actions.

• Archiver : l'enjeu disparaît du registre et passe dans la liste Archive. Il n'est pas supprimé.
• Restaurer : depuis la liste Archive, l'enjeu revient dans le registre.
• Supprimer : l'enjeu est retiré du registre (une confirmation est demandée).

5. Les parties intéressées

Certaines colonnes peuvent être affichées ou masquées. Selon vos droits, vous pouvez cocher une ou plusieurs lignes (ou Tout sélectionner) pour les archiver ou les supprimer, et consulter la liste des fiches archivées.

Renseignez les champs :

• N°Ref (automatique), Site (un ou plusieurs) 
• Catégorie (obligatoire) 
• Description, attentes, attentes implicites, outils et document de référence 
• Pertinence : Oui, Non ou En attente d'évaluation 
• Processus 
• Impact(s) (obligatoire) 
• Représentant(s) : utilisateurs du logiciel, choisis dans une liste avec recherche 
• Engagement(s) des représentants et fréquence(s) de communication 
• Exigence(s) : une ligne par exigence, évaluée avec les indices (voir 6) 
• Fichier : documents à joindre.

À savoir – Si vous cochez plusieurs sites, une fiche est créée pour chaque site. Toutes ces fiches partagent la même référence.

En modification, l'élément Site affiche tous les sites qui partagent la même référence. Si vous cochez un nouveau site, une nouvelle fiche est créée pour ce site. La fiche affiche aussi les exigences et le taux de respect, les documents joints, le créateur et la dernière mise à jour.

Une fois la fiche enregistrée, on retrouve les mêmes blocs que pour un enjeu (voir 4.4 à 4.6) :

• Risque(s) & Opportunité(s) : Création, Associer existants, Archiver, Dissocier 
• Objectif(s) opérationnel(s) : Création, Associer existants, Archiver, Dissocier 
• Action(s) : seul le bouton Enregistrer une action est proposé (pas de proposition d'action depuis une partie intéressée).
  

Le fonctionnement est le même que pour les enjeux (voir 4.7). L'archivage et la suppression se font aussi directement depuis le registre, en cochant les lignes, selon vos droits.

6. L'évaluation des exigences

Le bloc Exigence(s) de la fiche partie intéressée est disponible dès la création :

• Chaque ligne correspond à une exigence (libellé saisi librement) les boutons permettent d'ajouter ou de supprimer des lignes 
• Chaque colonne correspond à un indice d'évaluation défini dans le paramétrage (ex. Conforme, Partiellement conforme, Non conforme) 
• Pour évaluer une exigence, cochez la colonne de l'indice correspondant.
  

Le cercle Respect des exigences (et la colonne Tx de respect du registre) affiche la moyenne des valeurs des indices cochés, en pourcentage.

• Les indices dont la valeur n'est pas un nombre ne sont pas pris en compte 
• S'il n'y a aucune valeur exploitable, le taux affiche N/A.

Exemple : avec Conforme = 100 et Non conforme = 0, trois exigences évaluées "Conforme, Conforme, Non conforme" donnent un taux de 66,67 %.

À savoir – Les exigences sont réenregistrées à chaque enregistrement de la fiche : vérifiez vos coches avant de valider.

Menu Paramétrage > Gestion Pilotage > Contexte & Enjeux > Indices de partie intéressée.

Chaque indice comporte :

• Un libellé : ce qui s'affiche en en-tête de colonne (ex. "Conforme") 
• Une valeur : le nombre utilisé dans le calcul du taux (ex. 100).

À savoir – Pour que le taux soit calculé, la valeur doit être un nombre. Un indice sans valeur chiffrée reste utilisable comme colonne, mais il est ignoré dans le calcul.

Dans le même menu, vous gérez aussi les Catégories de partie intéressée, les Catégories d'enjeux, les Engagements de représentant et les Fréquences de communication.

7. Scénarios

Scénario 1 – Créer un enjeu sur trois sites. Cochez les trois sites puis validez : trois enjeux sont créés, chacun avec sa référence (numéros qui se suivent). Vous revenez au registre.

Scénario 2 – Lier un risque existant à un enjeu. Ouvrez l'enjeu, bloc Risque(s) & Opportunité(s) > Ajouter > Associer existants, sélectionnez le risque. Pour retirer ce lien plus tard sans toucher au risque, utilisez Dissocier.

Scénario 3 – Évaluer les exigences d'un client. Ouvrez la partie intéressée, ajoutez une ligne par exigence dans le bloc Exigence(s), cochez l'indice qui convient pour chacune, puis enregistrez : le taux de respect se met à jour.

Scénario 4 – Ajouter un indice "Partiellement conforme". Dans Paramétrage > Indices de partie intéressée, créez l'indice avec la valeur 50. Une nouvelle colonne apparaît dans le bloc Exigence(s) des parties intéressées.

8. Questions fréquentes

Je ne vois pas un enjeu ou une partie intéressée créé par un collègue. Vérifiez le site, la division ou le groupe sélectionné en haut de l'écran. Si des processus sont associés à votre profil, vérifiez aussi que la fiche est liée à l'un d'eux.

Je n'ai pas le bouton "Ajouter", "Archiver" ou "Supprimer". Ces boutons dépendent des droits de votre rôle (voir chapitre 2). Contactez votre administrateur.

Pourquoi plusieurs enjeux ont-ils été créés ? Vous avez coché plusieurs sites à la création : un enjeu est créé pour chaque site.

Je ne vois pas les blocs Risques, Objectifs et Actions. Ils n'apparaissent qu'une fois la fiche enregistrée.

Je ne peux pas associer de risque ou d'objectif. Ces boutons demandent le droit de créer des objectifs opérationnels (voir 2.3).

Je n'ai pas "Proposer une action" sur une partie intéressée. C'est normal : seul "Enregistrer une action" est proposé sur les parties intéressées.

Le taux de respect affiche N/A. Aucune exigence n'est cochée sur un indice dont la valeur est un nombre. Vérifiez les coches et les valeurs des indices dans le paramétrage.

Où modifier les libellés Conforme / Non conforme ? Paramétrage > Gestion Pilotage > Contexte & Enjeux > Indices de partie intéressée.

Une catégorie manque dans la liste. Les catégories se gèrent dans le Paramétrage (Catégories d'enjeux ou Catégories de partie intéressée).