Gérer les entretiens professionnels

Module RH > Entretiens professionnels

À quoi sert cet écran ?

Le module Entretiens professionnels permet de planifier, de réaliser et de suivre les entretiens des salariés. Chaque entretien est rattaché à un collaborateur, à son poste et à un responsable d'entretien. Il peut ensuite être imprimé sous forme de fiche PDF.

Avant de commencer

Avant de créer un entretien, vérifiez les points suivants :

Le collaborateur existe dans la base de données des salariés. Il est recherché lors de la saisie.
Le collaborateur a un poste actuel. Le poste proposé dans l'entretien vient de sa fiche salarié.
Le responsable de l'entretien a un compte utilisateur. La liste des responsables est la liste des utilisateurs.

Où trouver le registre des entretiens ?

Le registre s'ouvre depuis le menu RH > Entretiens professionnels.

Pour chaque entretien, le registre affiche le site, le matricule, le salarié, le poste, la date prévue ("Prévu le"), la date de réalisation ("Réalisé le"), le responsable de l'entretien, le motif et l'état. Deux autres colonnes sont masquées par défaut et peuvent être ajoutées à l'affichage : la date du dernier entretien et la fréquence en mois.

L'état est calculé automatiquement :

Réalisé (vert) : une date de réalisation est saisie.
Planifié (jaune) : aucune date de réalisation, et la date prévue est aujourd'hui ou plus tard.
En retard (rouge) : aucune date de réalisation, et la date prévue est déjà passée.

En cliquant sur une ligne, vous ouvrez l'entretien en modification si vous avez ce droit, sinon en consultation. L'icône PDF génère la fiche d'entretien professionnel.

Bon à savoir : un utilisateur qui n'a pas la permission "tous les entretiens" ne voit que les entretiens dont il est le responsable.

Comment créer un entretien ?

Cliquez sur "Ajouter un entretien professionnel" en haut à droite du registre. Ce bouton n'apparaît que si vous avez le droit de création.

Le formulaire commence par le bloc Identification, que vous remplissez comme suit :

Collaborateur (obligatoire) : tapez le nom du salarié, puis sélectionnez-le dans la liste. Quand vous le choisissez, plusieurs informations sont remplies automatiquement : son poste, la date de son dernier entretien, ses compétences et expériences, la description de son poste, ses formations, etc.
Poste (obligatoire) : il est proposé à partir des postes actuels du collaborateur.
Date prévue (obligatoire) : la date à laquelle l'entretien est planifié.
Date réalisée : à saisir quand l'entretien a eu lieu. L'entretien passe alors à l'état "Réalisé" et ne sera plus modifiable.
Responsable de l'entretien (obligatoire) : l'utilisateur connecté est proposé par défaut. Vous pouvez choisir un autre utilisateur.
Motif : choisissez "Entretien annuel", "Entretien professionnel" et/ou "Entretien professionnel suite absence".
En cliquant sur "Entretien professionnel suite absence", un élément "Motifs" apparait. C'est une liste paramétrable appelant la liste des motifs se trouvant dans le module paramétrage, Gestion RH, Entretiens, Liste des motifs.
Choisissez un motif
Date du dernier entretien : champ en lecture seule, rempli automatiquement.
Fréquence (mois) : l'intervalle entre deux entretiens, exprimé en mois.
Fichiers annexes : vous pouvez insérer ou déposer des documents.

Pour enregistrer, deux boutons sont disponibles :"Valider"et"Enregistrer". Le bouton"Retour"revient au registre sans enregistrer.

Le prochain entretien est-il créé automatiquement ?

Oui. Quand vous saisissez une date réalisée et une fréquence, un nouvel entretien est créé à l'enregistrement. Sa date prévue correspond à la date réalisée augmentée de la fréquence en mois.

Ce nouvel entretien reprend le collaborateur, le poste, le site, la fréquence, le responsable et le motif. La case"Entretien annuel"n'est pas reprise : pensez à la cocher de nouveau si besoin.

Que contiennent les autres blocs de l'entretien ?

Sous le bloc Identification, le formulaire contient plusieurs blocs repliables :

Rappel du parcours de formation initiale : les compétences et expériences du salarié (en lecture seule) et un commentaire du salarié.
Situation professionnelle actuelle : la description du poste (en lecture seule).
Bilan de la période écoulée : les points forts des réalisations du collaborateur, les difficultés rencontrées et le ressenti sur la période.
Bilan formation depuis le dernier entretien : les formations suivies et le commentaire du salarié.
Besoin en formation pour les deux années à venir : le bouton"Ajouter un besoin"enregistre l'entretien, puis ouvre directement la saisie d'une demande de formation. Ce bouton n'apparaît qu'avec le droit correspondant.
Pénibilité - Exposition aux contraintes : ce bloc n'est affiché que si vous avez accès au module Pénibilité.
Perspectives : les souhaits du salarié et du responsable, à court et à long terme.
Appréciations générales du salarié et du manager.

Comment imprimer la fiche d'entretien ?

Dans le registre, cliquez sur l'icône PDF de la ligne. Cette icône n'est visible qu'avec le droit"Fiche d'entretien professionnel".

Comment supprimer un entretien ?

Dans le registre, cliquez sur la croix de la ligne. Pour supprimer plusieurs entretiens à la fois, utilisez l'icône de suppression multiple dans l'en-tête du tableau. Ces deux actions dépendent des droits de suppression.