Module Système de sécurité > Registre des évènements SSE

Ce guide explique pas à pas comment déclarer un événement Santé Sécurité Environnement (SSE), puis le suivre jusqu'à sa clôture : prise en charge, analyse, actions, diffusion et télédéclaration.

Remarque : les écrans décrits ici sont ceux de la version standard. Votre administrateur a pu adapter certains libellés, champs ou droits à votre organisation.

1. Accès et droits

Ce que vous pouvez faire dépend des droits que votre administrateur a attribués à votre rôle.

Dans la liste, quand vous cliquez sur un événement, il s'ouvre en modification si vous avez le droit de le modifier, sinon en consultation.

2. Le cycle de vie d'un événement

Un événement passe par 4 états. La colonne Etat de la liste affiche l'état de chaque événement. Le bouton " ? " à côté du titre de la colonne rappelle ces règles.

Le parcours type :

1. Un collaborateur déclare l'événement. Les destinataires choisis reçoivent un e-mail. Les destinataires par défaut paramétrés par votre administrateur sont déjà proposés (voir 4.10).
2. Un responsable prend en charge l'événement : il remplit "Pris en charge le". À partir de ce moment, seules les personnes ayant le droit de modification peuvent encore changer la déclaration.
3. Les responsables réalisent les corrections. Ils remplissent "Fait le" pour chacune.
4. Si une analyse a été demandée, le responsable d'analyse remplit l'onglet Analyse, puis le champ "Analysé le".
5. Le pilote de clôture remplit l'onglet Clôture.

L'onglet Analyse ne s'affiche que si la case "Demande d'analyse ?" est cochée dans la déclaration. Sans demande d'analyse, l'événement peut être traité et clôturé directement, une fois les corrections faites.

3. La liste des événements (Registre des évènements SSE)

• Enregistrer un évènement SSE : ouvre le formulaire de déclaration.
• Voir uniquement les évènements qui me concernent / Voir tous les évènements : bascule entre les deux vues (avec le droit "Voir tout").
• Archives : affiche les événements archivés. Vous pouvez les y restaurer.
• Icône Import : importe des événements à partir d'un fichier (voir 3.5).
• Icône Export : exporte les événements.
• Filtres Société mère / Site client et filtre d'organisation : ils s'affichent si votre compte utilise la gestion des sites clients ou de l'organisation.
• Onglet Actions de traitement : liste les actions de correction de tous les événements.
  

Site, Site client, N°Réf, Date de l'évènement, Type, Conséquence(s), Processus, Gravité, Impact, Description, Créé par, Resp analyse, Resp clôture, Destinataire(s), Personne(s) concernée(s), Service, Secteur, Nom (lieu événement externe), Client concerné, Risques, Jour AT, CPAM, Siège des lésions, Nature des lésions, EPI Porté, Cause directe, Etat, Rapport.

Le bouton Choix des colonnes permet d'afficher ou de masquer des colonnes.

Selon vos droits et le contenu de l'événement :

• Télécharger l'enveloppe EDI et Accéder à Net-Entreprises : pour télédéclarer un accident du travail (voir chapitre 8).
• Télécharger le CERFA : génère le CERFA de déclaration d'accident du travail en PDF.
• Télécharger la feuille de soins.
  

Le bouton Rapport génère le rapport PDF de l'événement, avec les diagrammes d'analyse. Un message vous prévient pendant la génération.

1. Cliquez sur l'icône Import.
2. Téléchargez le modèle CSV et remplissez-le : une ligne par événement.
3. Déposez le fichier. Le message "Import terminé !" s'affiche, avec les éventuelles erreurs.

Principales colonnes du modèle : N° de référence, Site, Service, Date et heure de l'événement, Lieu (interne/externe) et adresse, Catégorie, Conséquences, Description, Avant / Pendant / Après, Action immédiate, Cause selon le collaborateur, Victime, Personnes impliquées, Matériels, Tiers et assurance, Processus, Gravité, Impact, Zone, Phase de travail, Danger, Famille de risque, Type d'accident, Arrêts, Lésions, Premiers secours, Pollution, Destinataires, Demande d'analyse, Responsables d'analyse et de clôture, Dates de prise en charge, d'analyse et de clôture, Témoins, Corrections. Le symbole (#) dans le nom d'une colonne signale une colonne qui accepte plusieurs valeurs.

Cochez une ou plusieurs lignes, puis archivez-les. Une confirmation vous est demandée. Les événements archivés restent consultables et restaurables depuis Archives.

4. Déclarer un événement : l'onglet "Déclaration"

Cliquez sur Enregistrer un évènement SSE. Le formulaire est découpé en blocs. Les champs marqués comme obligatoires ci-dessous doivent être remplis pour enregistrer. Certains blocs n'apparaissent que si vous cochez une conséquence précise.

Selon le lieu choisi :

• Interne : choisissez le Secteur.
• Externe : renseignez le Nom, l'Adresse, le Code postal, la Ville et le Pays du lieu.
• Site client : choisissez le Client concerné. Renseignez ensuite l'adresse, le code postal, la ville et le pays du client.

Ce bloc s'affiche si vous cochez la conséquence Blessure(s) corporelle(s) et que la catégorie est Accident ou Incident.

• Victime : Entreprise : choisissez le salarié dans la liste (Nom / Prénom), puis sa fiche de poste et le poste occupé.
• Victime : Externe : renseignez le nom, la fonction et la société.
  

• Personne(s) impliquée(s) : une personne de l'entreprise (salarié, fiche de poste, poste occupé) ou une personne externe (nom, fonction, société).
• Matériel(s) endommagé(s) : un matériel de l'entreprise ou un matériel externe, avec le type de dommage et son coût.
• Matériel(s) impliqué(s) : un matériel de l'entreprise ou un matériel externe.
• Témoins : vous pouvez en ajouter plusieurs. Pour chacun : Profil, Nom / Prénom, Adresse, Code postal, Ville.
  

• L'accident a-t-il été causé par un tiers ? Si oui, renseignez son Prénom et son Nom, ou sa Raison sociale, puis son Adresse, son Code postal et sa Ville.
• Assurance du tiers : Société d'assurance, N° de contrat, Adresse, Code postal, Ville.
  

Processus, Gravité, Impact, Zone - S/Processus, Phase de travail, Danger, Famille risque.

Ces informations servent aussi à préparer le CERFA et la télédéclaration de l'accident du travail.

Pollution, Type de pollution, Type de polluant, Coût de la pollution.

Ce tableau liste les actions immédiates à réaliser. Une ligne par correction :

Choisissez les personnes à informer. Elles reçoivent l'e-mail "Déclaration d'un événement SSE", avec la date, le site, la description, la catégorie, le lieu et un lien vers l'événement.

Destinataires proposés par défaut

Quand vous ouvrez le formulaire de déclaration, le champ Destinataires peut être déjà rempli : ce sont les destinataires par défaut paramétrés par votre administrateur. Vous pouvez ajouter ou retirer des personnes avant d'enregistrer.

Les destinataires proposés dépendent du site de l'événement :

• S'il existe une liste de destinataires pour ce site, c'est elle qui est proposée ;
• Sinon, c'est la liste prévue pour tous les sites qui est proposée.

Paramétrer les destinataires par défaut (administrateur)

Menu : Paramétrage > Général Sécurité > Evènements SSE > Destinataire déclaration événement.

Remarques :

• Les utilisateurs proposés dans ces listes ne comprennent pas les utilisateurs ayant un rôle "Visionneur".
• Enregistrer une liste "pour tous les sites" remplace les listes définies site par site.
• Ce paramétrage ne fait que préremplir le champ : il ne change rien aux événements déjà déclarés.

• Demande d'analyse ? : cochez cette case pour qu'une analyse soit réalisée. L'onglet Analyse apparaît alors.
• Responsable(s) d'analyse : ce champ apparaît quand la case est cochée. Les responsables désignés peuvent remplir l'onglet Analyse et reçoivent l'e-mail "Demande d'analyse d'un événement SSE".
• Pilote de clôture : la personne qui clôturera l'événement. Elle reçoit l'e-mail "Demande de clôture événement SSE".
  

• Pris en charge le : la date de prise en charge. Dès que cette date est remplie, l'événement passe à l'état "Prise en charge" et la déclaration ne peut plus être modifiée que par les utilisateurs ayant le droit de modification.
• Par : se remplit automatiquement.
  

5. L'onglet "Analyse"

Cet onglet n'apparaît que si la case "Demande d'analyse ?" est cochée. Il peut être rempli par les responsables d'analyse désignés ou par les utilisateurs ayant le droit "Analyse".

• Problème majeur : décrivez le problème à analyser.
• Choisissez une ou plusieurs méthodes :

• 5 Pourquoi / Arbre des causes : posez la question "Pourquoi ?" plusieurs fois de suite pour remonter jusqu'à la cause profonde.
• Diagramme 7M : classez les causes en 7 familles : Matière, Machine, Méthode, Mesure, Milieu, Main d'œuvre, Management.
• Diagramme HOT : classez les causes en 3 familles : Humain, Organisation, Technique.

• Détail et Fichier : commentaire libre et pièce jointe.

Les diagrammes sont repris dans le rapport PDF de l'événement.

• Cause directe : la cause immédiate de l'événement.
• Degré de gravité.
  

Le bouton Proposer une action crée une proposition d'action rattachée à l'événement. Le tableau affiche : Codification, Site, Intitulé de la demande, Délai souhaité, Nature, Type et Etat (Soumis, Refusé ou Validé).

Le bouton Enregistrer une action crée directement une action dans le plan d'actions. Le tableau affiche : Codification, Site, Intitulé de l'action, Délai validé, Impact, Nature (Traitement, Corrective, Progrès), Pilote, Origine et Etat :

• Planifiée, En retard, Réalisée, A vérifier, Clôturée - Efficace, Clôturée - Inefficace.

Les boutons de chaque ligne permettent d'ouvrir le traitement ou la vérification de l'action, d'afficher sa fiche PDF ou de l'archiver.

Le bouton Déclarer une anomalie ou Enregistrer une non-conformité permet de créer, depuis l'événement :

• Une NC Interne ;
• Une NC Prestataire externe ;
• Une Réclamation client.

Le tableau "Suivi des non-conformités" affiche : Site, N° Réf, Date Ouverture, Type, Nature, Origine, Coût NC, Rapport et Etat (A traiter, Prise en charge, En cours de traitement, En retard, Traitée, Clôturée).

Remplissez Analysé le. Le champ Par indique la personne qui a réalisé l'analyse. Cette date est nécessaire pour que l'événement passe à l'état "Traité".

6. L'onglet "Clôture"

Cet onglet peut être rempli par le pilote de clôture désigné ou par les utilisateurs ayant le droit "Clôture". Pour les autres utilisateurs, il s'affiche en lecture seule.

Avant de clôturer, vérifiez que :

1. L'événement est pris en charge ("Pris en charge le" rempli) ;
2. Toutes les corrections ont une date dans "Fait le" ;
3. Si une analyse a été demandée, "Analysé le" est rempli.

Si l'une de ces conditions manque, l'état "Clôturé" ne s'affichera pas, même avec une date de clôture.

7. L'onglet "Diffusion"

Cet onglet sert à envoyer des informations sur l'événement par e-mail et à garder la trace des échanges. Il faut le droit "Diffusion" pour envoyer un e-mail.

1. Choisissez les destinataires : Email (adresse libre), Client(s), Contact(s) client(s), Salarié(s), Fournisseur(s), Utilisateur(s).
2. Renseignez le Sujet et le Contenu.
3. Ajoutez une Pièce jointe si besoin.
4. Cochez Rattacher le rapport d'évènement SSE pour joindre le rapport PDF.
5. Envoyez.
   

Ce tableau liste les e-mails liés à l'événement : ceux envoyés depuis cet onglet et les notifications automatiques (déclaration, demande d'analyse, demande de clôture). Colonnes : Emetteur, Destinataire, Date d'envoi, Sujet, Message, Mail reçu (Oui / Non).

8. L'onglet "Télédéclaration"

Il sert à déclarer un accident du travail à la CPAM directement depuis Symalean. Cet onglet rassemble les informations exigées par la déclaration officielle : l'entreprise (raison sociale, adresse, SIRET, téléphone, e-mail), le service de santé au travail, le code risque, la victime (N° de sécurité sociale, sexe, date de naissance, nationalité, adresse, date d'embauche, profession, qualification, ancienneté…). Ces données permettent ensuite de :

• Télécharger le CERFA de déclaration d'accident du travail en PDF ;
• Télécharger l'enveloppe EDI à déposer sur Net-Entreprises. Un lien direct vers le site est proposé.

En déclenchant la génération du CERFA ou la télédéclaration, vous signez la déclaration de l'accident du travail. Symalean vous demande alors de choisir un émetteur Net-Entreprises.

L'onglet n'apparaît que si toutes les conditions suivantes sont réunies :

1. Vous avez le droit "Télédéclaration" ;
2. La conséquence "Blessure(s) corporelle(s)" est cochée dans la déclaration ;
3. Un type d'accident du travail est sélectionné dans le bloc "Blessure corporelle" ;
4. La victime est un salarié de l'entreprise (Victime : Entreprise, salarié choisi dans la liste).

Si l'onglet n'apparaît pas, vérifiez ces 4 points.

9. Scénarios types

"Je déclare un accident avec arrêt de travail"

1. Cliquez sur Enregistrer un évènement SSE.
2. Remplissez N° Interne, Site, Date, Heure, puis choisissez la catégorie Accident.
3. Cochez la conséquence Blessure(s) corporelle(s).
4. Remplissez la Description, et si possible les blocs Avant, Pendant et Après.
5. Dans Victime, choisissez Entreprise puis le salarié.
6. Dans Blessure corporelle, choisissez ACCIDENT AVEC ARRET DE TRAVAIL et saisissez les dates d'arrêt. Renseignez ensuite les lésions, les premiers secours et les horaires.
7. Ajoutez les corrections immédiates. Vérifiez les destinataires : ceux paramétrés par défaut sont déjà proposés, complétez ou retirez-en si besoin.
8. Cochez Demande d'analyse ? si une analyse est nécessaire. Désignez le ou les responsables d'analyse et le pilote de clôture.
9. Enregistrez. Les personnes désignées sont prévenues par e-mail.

"Je suis responsable d'analyse"

1. Ouvrez l'événement à partir du lien reçu par e-mail ou depuis la liste.
2. Dans l'onglet Analyse, décrivez le problème majeur et utilisez la méthode adaptée (5 Pourquoi, 7M ou HOT).
3. Renseignez la Cause directe et le Degré de gravité.
4. Proposez ou enregistrez des actions. Créez une non-conformité si nécessaire.
5. Remplissez Analysé le.

"Je suis pilote de clôture"

1. Vérifiez que l'événement est pris en charge, que les corrections sont faites et que l'analyse est terminée (si elle a été demandée).
2. Dans l'onglet Clôture, ajoutez un commentaire et les justificatifs, puis remplissez Clôturé le.

"Je déclare une situation dangereuse sans blessé"

Choisissez la catégorie Situation dangereuse, ne cochez aucune conséquence, puis décrivez la situation et les corrections. Les blocs Victime, Blessure corporelle et Télédéclaration ne s'affichent pas.

"Je veux que les mêmes personnes soient toujours prévenues" (administrateur)

1. Allez dans Paramétrage > Général Sécurité > Evènements SSE > Destinataire déclaration événement.
2. Mettez Destinataire(s) sur OUI.
3. Choisissez "Destinataire(s) pour tous les sites" ou "Destinataire(s) par site", puis sélectionnez les utilisateurs.
4. Si besoin, mettez "Responsable du salarié du poste identifié" sur OUI.
5. Enregistrez. Ces personnes seront proposées à chaque nouvelle déclaration.
   

10. FAQ

Je ne peux plus modifier ma déclaration. L'événement a probablement été pris en charge : le champ "Pris en charge le" est rempli. Seuls les utilisateurs ayant le droit de modification peuvent encore la changer. Si vous avez un rôle "Visionneur" sur le site, vous ne pouvez pas modifier un événement déclaré par quelqu'un d'autre.

Je ne vois pas l'onglet Analyse. La case "Demande d'analyse ?" n'est pas cochée dans la déclaration.

L'événement reste "Prise en charge" alors que tout semble fait. Vérifiez que toutes les corrections ont une date dans "Fait le" et, si une analyse a été demandée, que "Analysé le" est rempli.

Je ne vois pas l'onglet Télédéclaration. Vérifiez les 4 conditions du chapitre 8.2.

Je ne peux pas envoyer d'e-mail depuis Diffusion. Vous n'avez pas le droit "Diffusion" : l'onglet s'affiche alors en lecture seule.

Où retrouver un événement archivé ? Bouton Archives de la liste (droit "Archiver").

Le champ Destinataires est déjà rempli quand je déclare un événement. Ce sont les destinataires par défaut paramétrés par votre administrateur (voir 4.10). Vous pouvez les modifier avant d'enregistrer.

Les destinataires proposés ne sont pas les bons. Demandez à votre administrateur de vérifier le paramétrage "Destinataire déclaration événement" : liste pour tous les sites ou liste du site concerné.