Gérer les fournisseurs

Gérer les fournisseurs

Prérequis avant de créer un fournisseur

Évaluation initiale

Évaluation périodique

Evaluation initiale

Par défaut, une matrice d'évaluation est présente avec les libellés suivants : 
  1. Fréquence de livraison
  2. Dépendance au fournisseur
  3. Impact Qualité
  4. Impact Sécurité
  5. Impact sur l'environnement
  6. Impact financier

Créez un libellé d'évaluation initiale

1. Accédez au formulaire de création
Allez dans le module "Paramétrage", cliquez sur "Gestion fournisseur", "Evaluation initiale" puis "Matrice évaluation initiale".
Sur le registre, cliquez sur le bouton "Ajouter une ligne par défaut" positionné en haut à droite.
2. Renseignez les informations obligatoires*
  1. Label : Indiquez le nom de votre libellé.
Notes
En cliquant sur un libellé, vous pouvez le modifier.
Sur chacune des lignes, une croix rouge vous permet de le supprimer.

Créez des critères d'évaluation initiale

Par défaut, une grille de critère est présente avec les données suivantes : 
  1. 100% = Très élevé
  2. 80% = Elevé
  3. 50% = Modéré
  4. 20% = Faible
  5. 0% = Inexistant
  6. NC% = Non concerné
1. Accédez au formulaire de création
Allez dans le module "Paramétrage", cliquez sur "Gestion fournisseur", "Evaluation initiale" puis "Critères évaluation initiale".
Sur le registre, cliquez sur le bouton "Ajouter un critère" positionné en haut à droite.
2. Renseignez les informations obligatoires*
  1. Valeur (inclus) : Indiquez la valeur de votre critère qui sera traduit en pourcentage.
  2. Label : Indiquez le nom correspondant à votre critère.
Notes
En cliquant sur un critère, vous pouvez le modifier.
Sur chacune des lignes, une croix rouge vous permet de le supprimer.

Modifiez le seuil de suivi

Par défaut, un seuil de suivi est présent avec comme valeur "55". 
Modifiez-le en changeant la valeur.

Notes
Si le résultat de l'évaluation initiale est inférieur au seuil de suivi : aucune évaluation périodique ne sera à planifier pour le fournisseur.
Si le résultat de l'évaluation initial est supérieur au seuil de suivi : un tableau de planification de l’évaluation périodique pour le fournisseur sera généré.

Evaluation périodique

Créez un critère d'évaluation périodique

Par défaut, trois critères sont présents avec les libellés suivants : 
  1. Logistique
  2. Economique
  3. Qualité de service
    Les critères correspondent à des sections (chapitres) que vous retrouverez dans les évaluations périodiques.
1. Accédez au formulaire de création
Allez dans le module "Paramétrage", cliquez sur "Gestion fournisseur", "Evaluation périodique" puis "Critères d'évaluation périodique".
Sur le registre, cliquez sur le bouton "Créer un critère" positionné en haut à droite.
2. Renseignez les informations obligatoires*
  1. Label : Indiquez le nom de votre section (chapitre)
Notes
En cliquant sur un libellé, vous pouvez le modifier.
Sur chacune des lignes, une croix rouge vous permet de le supprimer.

Créez une matrice d'évaluation périodique

1.Accédez au formulaire de création
Allez dans le module "Paramétrage", cliquez sur "Gestion fournisseur", "Evaluation périodique" puis "Matrices d'évaluation périodique".
Sur le registre, cliquez sur le bouton "Créer une matrice" positionné en haut à droite.
2. Renseignez les informations obligatoires*
  1. Nom de la matrice : Indiquez le nom de la matrice.
Cette donnée sera visible dans la fiche du fournisseur si l'évaluation initiale est égale ou supérieur au seuil de suivi.
3. Complétez les champs supplémentaires (grille de la matrice)
  1. Label : Indiquez le nom du point à auditer
  2. Critère : Liste paramétrable appelant la liste des critères présente dans le module Paramétrage, Gestion fournisseur, Evaluation périodique, Critères d'évaluation périodique.
  3. Pondération : Liste non paramétrable.
    Sélectionnez "1", "4", "8" ou "10".
Notes
Ajoutez des lignes en cliquant sur le bouton " + " présent à droite.
Sur chacune des lignes, un trait rouge vous permet de supprimer le point à auditer.
En cliquant sur un libellé, vous pouvez le modifier.
Sur chacune des lignes, une croix rouge vous permet de le supprimer.

Créez un fournisseur

Etapes à suivre 
1. Accédez au formulaire de création
Allez dans le module "Fournisseur", cliquez sur la fonctionnalité "Registre Fournisseur".
Sur le registre des fournisseurs, cliquez sur le bouton "Création d'un fournisseur".
2. Renseignez les informations obligatoires*
  1. Code fournisseur : Codification automatique pouvant être modifiée.
  2. Nom du fournisseur : Indiquez le nom du fournisseur.
  3. Catégorie : Liste paramétrable appelant la liste des catégories présente dans le module Paramétrage, Gestion Fournisseur, Catégorie.
    Sélectionnez une catégorie.
  4. Site(s) : Par défaut, le fournisseur sera créé sur le site sur lequel vous êtes positionnés.
    Si vous êtes positionnés sur une division, tous les sites de la division seront présents par défaut.
    Si vous êtes positionnés sur le groupe, tous les sites du contexte seront présents par défaut.
    Sélectionnez un ou plusieurs site(s).
3. Complétez les champs supplémentaires
Section "Informations générales"
  1. Siren : Indiquez le numéro de Siren du fournisseur.
  2. Informations complémentaires : Indiquez des informations complémentaires.
  3. N°TVA : Indiquez le numéro de TVA du fournisseur.
  4. Fichier : Ajouter une ou plusieurs pièce(s) jointe(s).
Section "Coordonnées"
  1. Adresse : Indiquez l'adresse du fournisseur.
  2. Téléphone : Indiquez le numéro de téléphone du fournisseur.
  3. Adresse mail : Indiquez l'adresse mail générique du fournisseur.
  4. Code postal : Indiquez le code postal.
  5. Boîte postale : Indiquez la boîte postale.
  6. Ville : Indiquez la ville.
  7. Fax : Indiquez le fax.
  8. Pays : Indiquez le pays.
  9. Site internet : Indiquez le site internet du fournisseur.
Section "Contact fournisseur"
Pour ajouter un contact, cliquez sur le bouton " + " présent à droite de la section.
  1. Civilité : Sélectionnez "Mme" ou "M.".
  2. Interlocuteur : Indiquez le nom et le prénom de votre contact.
  3. Fonction : Indiquez la fonction du contact.
  4. Statut : Sélectionnez "Actif" ou "Inactif".
    Ce statut permettra de filtrer le nom du ou des contacts lors de la création d'une non-conformité externe ou dans les onglets de diffusion.
  5. Tél fixe : Indiquez le numéro de téléphone fixe du contact.
  6. Tél portable : Indiquez le numéro de téléphone portable du contact.
  7. Adresse Mail : Indiquez l'adresse mail du contact.
  8. Cela vous permettra de diffuser de l'information au contact.
Section "Evaluation initiale"
Cette section reprend les libellés de la matrice d'évaluation ainsi que les critères d'évaluation préalablement mis à jour dans le module "Paramétrage", "Gestion fournisseur", "Evaluation initiale".

Section "Evaluation périodique du fournisseur"
Afin que cette section soit visible, il faut que le résultat de l'évaluation initiale soit égal ou supérieur au seuil de suivi préalablement défini.
  1. Site(s) : Liste déroulante filtrée en fonction des sites attribués au fournisseur dans la section "Informations générales".
    Cet élément vous permet de sélectionner un ou plusieurs site(s) pour lesquels vous souhaitez programmer une évaluation périodique.
  2. Fréquence d’évaluation : Liste non paramétrable.
    Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que le fournisseur soit évalué.
  3. Evaluateur(s) : Liste paramétrable appelant la liste des utilisateurs présente dans le module Paramétrage, Paramétrage général, Gestion user, Utilisateurs.
    Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs.
    Seuls les utilisateurs désignés ainsi que les rôles ayant la permission "Mettre à jour/réaliser toutes les évaluations" pourront réaliser l'évaluation périodique.
    Cette liste est filtrée en fonction des sites présents dans les fiches utilisateurs. 
  4. Matrice d’évaluation : Liste paramétrable appelant la liste des matrices présents dans le module Paramétrage, Gestion fournisseur, Evaluation périodique, Matrices d'évaluation périodique.
    Sélectionnez une ou plusieurs matrice(s).
  5. Date de déclenchement : Indiquez la date à laquelle vous souhaitez que la première évaluation ait lieu.
Notes
A noter : Si un fournisseur est présent sur plusieurs sites alors, en cliquant sur le bouton " + ", vous pouvez créer une évaluation périodique pour chaque site avec des fréquences, des utilisateurs, des matrices et des dates de déclenchements différents.
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