Allez dans le module "Paramétrage", cliquez sur "Gestion fournisseur", "Evaluation périodique" puis "Matrices d'évaluation périodique".
Sur le registre, cliquez sur le bouton "Créer une matrice" positionné en haut à droite.
Allez dans le module "Fournisseur", cliquez sur la fonctionnalité "Registre Fournisseur".
Sur le registre des fournisseurs, cliquez sur le bouton "Création d'un fournisseur".
Section "Informations générales"
- Siren : Indiquez le numéro de Siren du fournisseur.
- Informations complémentaires : Indiquez des informations complémentaires.
- N°TVA : Indiquez le numéro de TVA du fournisseur.
- Fichier : Ajouter une ou plusieurs pièce(s) jointe(s).
Section "Coordonnées"
- Adresse : Indiquez l'adresse du fournisseur.
- Téléphone : Indiquez le numéro de téléphone du fournisseur.
- Adresse mail : Indiquez l'adresse mail générique du fournisseur.
- Code postal : Indiquez le code postal.
- Boîte postale : Indiquez la boîte postale.
- Ville : Indiquez la ville.
- Fax : Indiquez le fax.
- Pays : Indiquez le pays.
- Site internet : Indiquez le site internet du fournisseur.
Section "Contact fournisseur"
Pour ajouter un contact, cliquez sur le bouton " + " présent à droite de la section.
- Civilité : Sélectionnez "Mme" ou "M.".
- Interlocuteur : Indiquez le nom et le prénom de votre contact.
- Fonction : Indiquez la fonction du contact.
- Statut : Sélectionnez "Actif" ou "Inactif".
Ce statut permettra de filtrer le nom du ou des contacts lors de la création d'une non-conformité externe ou dans les onglets de diffusion. - Tél fixe : Indiquez le numéro de téléphone fixe du contact.
- Tél portable : Indiquez le numéro de téléphone portable du contact.
- Adresse Mail : Indiquez l'adresse mail du contact.
- Cela vous permettra de diffuser de l'information au contact.
Section "Evaluation initiale"
Cette section reprend les libellés de la matrice d'évaluation ainsi que les critères d'évaluation préalablement mis à jour dans le module "Paramétrage", "Gestion fournisseur", "Evaluation initiale".
Section "Evaluation périodique du fournisseur"
Afin que cette section soit visible, il faut que le résultat de l'évaluation initiale soit égal ou supérieur au seuil de suivi préalablement défini.
- Site(s) : Liste déroulante filtrée en fonction des sites attribués au fournisseur dans la section "Informations générales".
Cet élément vous permet de sélectionner un ou plusieurs site(s) pour lesquels vous souhaitez programmer une évaluation périodique. - Fréquence d’évaluation : Liste non paramétrable.
Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que le fournisseur soit évalué. - Evaluateur(s) : Liste paramétrable appelant la liste des utilisateurs présente dans le module Paramétrage, Paramétrage général, Gestion user, Utilisateurs.
Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs.
Seuls les utilisateurs désignés ainsi que les rôles ayant la permission "Mettre à jour/réaliser toutes les évaluations" pourront réaliser l'évaluation périodique.
Cette liste est filtrée en fonction des sites présents dans les fiches utilisateurs. - Matrice d’évaluation : Liste paramétrable appelant la liste des matrices présents dans le module Paramétrage, Gestion fournisseur, Evaluation périodique, Matrices d'évaluation périodique.
Sélectionnez une ou plusieurs matrice(s). - Date de déclenchement : Indiquez la date à laquelle vous souhaitez que la première évaluation ait lieu.
A noter : Si un fournisseur est présent sur plusieurs sites alors, en cliquant sur le bouton " + ", vous pouvez créer une évaluation périodique pour chaque site avec des fréquences, des utilisateurs, des matrices et des dates de déclenchements différents.