Ce guide explique comment consulter la cartographie des processus, créer une fiche processus, la compléter et la gérer (archivage, restauration, suppression).

1. Accéder au module et comprendre les droits

1. Ouvrez le module Pilotage, puis cliquez sur Processus.
2. Selon vos droits, deux onglets sont proposés : Cartographie et Fiche Processus.
3. Si vous n'avez pas accès à la cartographie, vous êtes dirigé directement vers la liste des fiches processus.
4. Les boutons de création, modification, suppression, archivage, import et export ne s'affichent que si votre profil dispose des permissions correspondantes. En cas de doute, contactez votre administrateur.

2. Consulter la cartographie

1. Cliquez sur l'onglet Cartographie.
2. Sélectionnez un seul site dans le sélecteur de périmètre : la cartographie ne s'affiche que dans ce cas.
3. Repérez les processus, regroupés en bandes par catégorie.
4. Notez que chaque processus est positionné selon sa ligne et ses colonnes Début et Fin (de 1 à 20), renseignées dans la fiche.
5. Cliquez sur un processus pour ouvrir sa fiche.
6. Consultez sous la cartographie les éléments d'entrée et de sortie ainsi que le tableau Suivi des mises à jour.
   

3. Utiliser la liste des fiches processus

1. Cliquez sur l'onglet Fiche Processus pour afficher le registre.
2. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche correspondante.
3. Cliquez sur l'icône PDF pour générer la fiche au format PDF.
4. Cliquez sur l'icône PDF avec annexes pour obtenir la fiche accompagnée des documents associés et des fiches de risques liées.
5. Cochez plusieurs fiches pour lancer une action groupée (archivage, suppression).
6. Cliquez sur Archives pour afficher les fiches archivées.
7. Utilisez les boutons Import et Export pour charger ou extraire des fiches en masse.

4. Créer une fiche processus

1. Cliquez sur le bouton de création depuis la liste.
2. Saisissez le Label (obligatoire).
3. Sélectionnez la Catégorie (obligatoire) : sans catégorie, le message "Veuillez sélectionner une catégorie" s'affiche.
4. Désignez le Pilote en mode Unique (une seule personne) ou Site (un pilote par site).
5. Désignez le Responsable.
6. Complétez si besoin la Racine et les Site(s) concernés.
7. Renseignez, si la cartographie est active, les champs CARTOGRAPHIE - Début, CARTOGRAPHIE - Fin (de 1 à 20) et Ligne.
8. Cliquez sur Enregistrer pour rester sur la fiche (elle passe en modification), ou sur Valider pour revenir à la liste.

À la création, seule la section Informations générales est proposée. Les autres sections et l'onglet Diffusion apparaissent après le premier enregistrement.

5. Compléter la fiche complète

Une fois la fiche enregistrée, elle comporte 13 sections repliées par défaut. Cliquez sur le titre d'une section pour la déplier.

5.1 Informations générales

1. Modifiez le Label, la Catégorie, le Pilote, le Responsable, la Racine, les Site(s) et le positionnement dans la cartographie (Début, Fin, Ligne).

5.2 Éléments

1. Saisissez les Éléments entrée du processus.
2. Saisissez les Éléments sortie du processus.

5.3 Interactions

1. Décrivez les Processus amont dans le champ texte, puis sélectionnez les processus concernés dans la liste multiple.
2. Procédez de la même façon pour les Processus aval.

5.4 Scope du processus

1. Décrivez le périmètre (scope) du processus dans la zone de texte.

5.5 Activités du processus

1. Consultez la liste des activités rattachées au processus.
2. Cliquez sur Ajouter une activité pour en créer une (si vous avez le droit correspondant).
3. Cliquez sur une activité pour la modifier (si vous avez le droit correspondant).

5.6 Objectifs opérationnels

1. Consultez le tableau des objectifs opérationnels liés, avec le badge En retard le cas échéant.
2. Cliquez sur le lien pour ouvrir le détail dans le module Objectifs & Indicateurs.

5.7 Indicateurs

1. Consultez les indicateurs liés : Site, Nom de l'indicateur, Domaine, période (Du / Au), Résultat, Objectif, État, Tendance (T) et Résultat N-1.
2. Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'indicateur (en modification ou en consultation selon vos droits).
3. Utilisez, en mode modification, les boutons d'action : visualisation graphique, suppression du lien et archivage (selon vos droits).

5.8 Risques opportunités

1. Consultez les risques et opportunités liés : Codification, Site, Origine, Sujet, Domaines et Impact (badge coloré).
2. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche risque/opportunité.
3. Cliquez sur l'icône PDF pour afficher le rapport de la fiche.
4. Utilisez les boutons Supprimer et Archiver (selon vos droits).

5.9 Parties intéressées

1. Consultez les parties intéressées liées : Site, Catégorie, Description, Taux de respect, Pertinence et Domaines.
2. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche partie intéressée.
3. Utilisez, en mode modification, les boutons Supprimer et Archiver (selon vos droits).

5.10 Ressources

1. Ajoutez une ligne par ressource nécessaire au processus et saisissez son libellé.
2. Supprimez les lignes devenues inutiles.

5.11 Documents associés

1. Cliquez sur + pour ajouter un document.
2. Saisissez le Nom du document, sa Version et sa Date.
3. Joignez le fichier à l'aide du bouton de téléversement.
4. Cliquez sur l'icône du document pour l'ouvrir, ou sur - pour le retirer et en joindre un autre.
5. Cliquez sur - en bout de ligne pour supprimer un document.

5.12 Action(s) associée(s)

1. Consultez les actions rattachées au processus.
2. Cliquez sur Ajouter une action pour créer une action dans le Plan d'actions, directement liée au processus (en mode modification).

5.13 Suivi des mises à jour

1. Ajoutez une ligne à chaque évolution de la fiche.
2. Saisissez la Révision (obligatoire).
3. Sélectionnez la Nature : Création, Modification mineure ou Modification majeure.
4. Saisissez la Description et la date Fait le.
5. Notez que le champ Par est rempli automatiquement.

5.14 Onglet Diffusion

1. Cliquez sur l'onglet Diffusion (visible après le premier enregistrement).
2. Sélectionnez les destinataires de la fiche processus.

5.15 Enregistrer la fiche

1. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder et rester sur la fiche.
2. Cliquez sur Valider pour sauvegarder et quitter.
3. Cliquez sur Annuler pour revenir à la liste sans enregistrer.
4. Cliquez sur Cartographie pour revenir à la vue cartographique.

6. Archiver, restaurer ou supprimer des fiches

1. Cochez une ou plusieurs fiches dans la liste.
2. Cliquez sur Archiver pour les retirer de la liste active.
3. Ouvrez les Archives, cochez les fiches voulues, puis cliquez sur Restaurer pour les remettre en service.
4. Cliquez sur Supprimer pour les supprimer définitivement, puis confirmez.
5. Notez que l'archivage et la suppression sont tracés dans le suivi des mises à jour.