1. Présentation

La rubrique Risques & Opportunités (menu Pilotage, rubrique Contexte & Enjeux) sert à analyser les risques et opportunités de l'organisme selon la méthode SWOT :

• Interne : les Forces et les Faiblesses de l'organisme
• Externe : les Opportunités et les Risques (menaces).

Chaque élément est noté. L'application en déduit un indice, puis une Influence globale pour chaque risque ou opportunité.

Un risque ou une opportunité peut être créé directement depuis le registre, ou depuis une fiche enjeu ou partie intéressée. Dans ce cas, il reste lié à cette fiche.

Ce que vous voyez dans le registre

Le registre n'affiche que les fiches actives qui correspondent :

• Au périmètre choisi en haut de l'écran :

• Un site : les fiches de ce site 
• Une division : les fiches de la division et celles de ses sites 
• Le groupe : les fiches "Groupe", celles des divisions et celles des sites affichés 

• À vos processus, si des processus sont associés à votre profil. Dans ce cas, seules les fiches liées à au moins un de vos processus sont affichées.

À savoir – Si une fiche "manque", vérifiez d'abord le site, la division ou le groupe sélectionné, puis les processus associés à la fiche.

2. Qui peut faire quoi ?

Les actions possibles dépendent des droits que votre administrateur attribue à votre rôle (Paramétrage > Rôles). Si un bouton n'apparaît pas, c'est que votre rôle n'a pas le droit correspondant.

À savoir – L'archivage et la suppression depuis le registre font intervenir plusieurs droits à la fois (archiver / consulter les archives, supprimer / supprimer plusieurs). Si une case ou une action n'est que partiellement disponible, demandez à votre administrateur de vérifier l'ensemble de ces droits.

La création d'un risque ou d'une opportunité depuis une fiche enjeu ou partie intéressée, l'association de fiches existantes et la dissociation se font depuis le bloc Risque(s) & Opportunité(s) de cette fiche. Ces boutons dépendent des droits du module Contexte & Enjeux (voir le guide "Gérer les enjeux et les parties intéressées").

Les échelles de notation se définissent dans Paramétrage > Gestion Pilotage > Contexte & Enjeux :

À savoir – Les noms exacts des droits et des écrans de paramétrage peuvent être un peu différents des libellés ci-dessus. En cas de doute, demandez à votre administrateur.

3. Parcours type

1. Le responsable qualité définit dans le Paramétrage les échelles de notation (gravité, maîtrise, influence, champ d'action) et les seuils de résultat (ex. Faible, Moyen, Fort, avec leurs couleurs).
2. Il crée un risque ou une opportunité, soit depuis le registre, soit depuis un enjeu ou une partie intéressée.
3. Il renseigne la description, le site, les processus et les impacts, puis remplit l'analyse SWOT : forces, faiblesses, opportunités et risques, chacun noté.
4. L'application calcule les indices de chaque ligne et l'Influence globale de la fiche.
5. Le registre permet ensuite de suivre l'Influence de chaque fiche et d'éditer un rapport PDF.

4. Le registre des risques et opportunités

Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche : en modification si vous en avez le droit, sinon en consultation.

Sur chaque ligne, l'icône Voir PDF produit le rapport de la fiche.

Selon vos droits, vous disposez des boutons Ajouter un sujet, Archive et Import. Vous pouvez aussi cocher une ou plusieurs lignes (ou Tout sélectionner) pour les archiver ou les supprimer.

5. Créer, modifier, archiver

1. Cliquez sur Ajouter un sujet.
2. Renseignez la partie Description :

• N°Ref : proposé automatiquement (racine du site + racine de codification + année + numéro d'ordre sur 4 chiffres). Le numéro définitif est attribué à l'enregistrement.
• Site : un ou plusieurs sites, une ou plusieurs divisions, ou le groupe. Option Dupliquer (voir ci-dessous).
• Processus (obligatoire)
• Origine : provenance de la fiche (texte libre)
• Impact(s) : les domaines impactés
• Description (obligatoire) : l'intitulé, affiché dans la colonne "Sujet" du registre
• Description complémentaire
• Fichier : documents à joindre.

3. Remplissez la partie Analyse SWOT (voir 6).
4. Cliquez sur Enregistrer ou Valider.

Combien de fiches sont créées ?

Toutes les fiches créées ensemble ont le même contenu, et chacune a sa propre référence.

À savoir – Enregistrer ouvre la fiche créée en modification. Valider vous ramène au registre. Annuler abandonne la saisie.

Si vous créez la fiche depuis le bloc Risque(s) & Opportunité(s) d'un enjeu ou d'une partie intéressée :

• L'Origine est remplie automatiquement ("Enjeu : référence" ou "Partie intéressée : référence"). Elle s'affiche sous forme de lien vers la fiche d'origine 
• La fiche reste liée à l'enjeu ou à la partie intéressée 
• Après Enregistrer comme après Valider, vous revenez à la fiche d'origine.

Depuis l'enjeu ou la partie intéressée, Associer existants rattache des fiches déjà présentes dans le registre. Dissocier retire uniquement le lien : la fiche reste dans le registre.

• En modification, une fiche ne concerne qu'un seul site, une seule division ou le groupe.
• La fiche affiche aussi le créateur, l'auteur de la dernière mise à jour, les demandes et actions du plan d'actions liées, ainsi que les objectifs opérationnels associés.
• Si la fiche provient d'un enjeu ou d'une partie intéressée, son Origine ne peut pas être modifiée.
• La date de modification est mise à jour automatiquement.
• Enregistrer vous laisse sur la fiche. Valider vous ramène à l'écran précédent (ou au registre).

À savoir – À chaque enregistrement, les quatre tableaux SWOT sont réenregistrés tels qu'ils apparaissent à l'écran. Une ligne retirée à l'écran est donc définitivement supprimée. Vérifiez vos lignes avant de valider.

• Archiver : la fiche disparaît du registre et passe dans la liste Archive. Elle n'est pas supprimée.
• Restaurer : depuis la liste Archive, la fiche revient dans le registre.
• Supprimer : la fiche est retirée du registre.

Selon vos droits, l'archivage et la suppression se font directement depuis le registre, en cochant les lignes.

6. L'analyse SWOT et l'Influence

• Le bouton + de chaque tableau ajoute une ligne (Création Force, Création Faiblesse, Création Opportunité, Création Risque). Le bouton – supprime une ligne.
• Chaque note correspond à une valeur définie dans le paramétrage (voir 2.3).
• L'indice de la ligne est calculé automatiquement à partir des valeurs des deux notes choisies.
• Un encadré d'aide propose, pour chaque catégorie, des questions à se poser (ex. "Que faites-vous mieux que d'autres ?" pour les forces).

L'étiquette Influence (affichée dans le registre, sur la fiche et dans le rapport) est obtenue ainsi :

1. L'application retient le plus élevé des indices IFoR, IFaR, IOpR et IRiR de la fiche 
2. Elle cherche, dans les seuils de résultat du paramétrage, la tranche (minimum – maximum) qui contient cette valeur 
3. Elle affiche le libellé et la couleur de cette tranche. Si aucune tranche ne correspond, elle affiche N/A.

À savoir – L'Influence mélange les éléments favorables (forces, opportunités) et défavorables (faiblesses, risques). Une seule force très bien notée peut donc suffire à donner une Influence élevée.

7. Scénarios

Scénario 1 – Créer une fiche sur trois sites. Cochez les trois sites, puis validez. Trois fiches sont créées, chacune avec sa propre référence. Vous revenez au registre.

Scénario 2 – Créer une fiche pour tous les sites d'une division. Cochez la division, puis Dupliquer. Une fiche est créée pour chaque site de la division auquel vous avez accès.

Scénario 3 – Créer un risque depuis un enjeu. Ouvrez l'enjeu, puis allez dans le bloc Risque(s) & Opportunité(s) > Ajouter > Création. L'Origine est remplie automatiquement. Une fois la fiche enregistrée, vous revenez sur l'enjeu.

Scénario 4 – Ajouter un seuil "Fort". Dans Paramétrage > Contexte & Enjeux, créez une tranche de résultat avec ses valeurs minimum et maximum, le libellé "Fort" et une couleur. Les fiches dont l'indice le plus élevé tombe dans cette tranche affichent alors "Fort".

8. Questions fréquentes

Je ne vois pas une fiche créée par un collègue. Vérifiez le site, la division ou le groupe sélectionné en haut de l'écran. Si des processus sont associés à votre profil, vérifiez aussi que la fiche est liée à l'un d'eux.

Je n'ai pas le bouton "Ajouter un sujet", "Archive" ou "Import". Ces boutons dépendent des droits de votre rôle (voir chapitre 2). Contactez votre administrateur.

Pourquoi plusieurs fiches ont-elles été créées ? Vous avez coché plusieurs sites ou divisions, ou utilisé Dupliquer : une fiche est créée par périmètre.

L'Influence affiche N/A. L'indice le plus élevé de la fiche ne tombe dans aucune tranche des seuils de résultat. Vérifiez les notes saisies et les seuils dans le paramétrage.

Je ne peux pas modifier l'Origine. C'est normal : la fiche a été créée depuis un enjeu ou une partie intéressée, et son Origine est verrouillée.

Une ligne SWOT a disparu. Les tableaux SWOT sont réenregistrés à chaque enregistrement : une ligne supprimée à l'écran est supprimée définitivement.

Une note manque dans une liste (gravité, maîtrise…). Les échelles se gèrent dans Paramétrage > Gestion Pilotage > Contexte & Enjeux.