Gérer les risques qualité

Module Pilotage › Risques > Évaluation des risques

Ce guide est destiné aux responsables qualité, aux pilotes de processus et aux gestionnaires de risques. Il explique comment identifier un risque, le coter, mettre en place les actions de suivi et le réévaluer dans Symalean.

Certains libellés, échelles de cotation et règles (actions obligatoires, fréquence de réévaluation, destinataires des alertes) sont définis par l'administrateur de votre compte. Ils peuvent donc être différents de ceux décrits ici.

1. À quoi sert l'évaluation des risques ?

L'évaluation des risques permet de coter un risque précis, rattaché à un processus (par exemple Achats ou Production) et à un objectif. Pour chaque risque, vous :

Décrivez le risque : intitulé, description, nature, impacts et conséquences ;
Estimez sa gravité et sa probabilité d'occurrence. Symalean en déduit la criticité ;
Indiquez le niveau de maîtrise actuel. Symalean en déduit le degré d'exposition ;
Réalisez les actions de suivi demandées pour ce degré d'exposition (plan d'action, non-conformité, audit…) ;
Clôturez l'évaluation en saisissant la date d'évaluation ;
Réévaluez le risque à l'échéance indiquée par Symalean.

2. Accéder au module

Ouvrez le menu Pilotage, puis Évaluation des risques. Plusieurs onglets sont proposés, selon vos droits :

Registre : la liste des évaluations ;
Mesures de maîtrise : la bibliothèque des mesures qui peuvent être associées aux risques ;
Matrice des risques : les échelles de cotation et la matrice d'exposition de votre compte ;
Synthèse des évaluations : la cartographie des risques, qui peut être éditée en PDF.

Votre administrateur attribue les droits "action par action" : consulter, créer, modifier, archiver, restaurer, supprimer, importer et exporter. Un bouton auquel vous n'avez pas droit n'est pas affiché.

3. Le registre

3.1 Colonnes

Colonne	Contenu
Site	Le site, la division ou "Groupe"
N° Ref	Référence unique du risque
Date d'évaluation	Date de clôture de l'évaluation
Date prévue de réévaluation	Échéance de la prochaine évaluation (affichée uniquement pour un risque évalué)
Processus	Processus concerné
Nature	Nature(s) de l'objectif
Objectif	Objectif(s) opérationnel(s) ou objectif saisi librement
Intitulé	Libellé du risque
Gestionnaire de risque	Gestionnaire(s) désigné(s)
Impact du risque	Domaine(s) touché(s)
Degré d'exposition	Résultat de la cotation
État	En cours / Évalué / En retard

Vous pouvez choisir les colonnes à afficher. Une zone de recherche permet de filtrer sur la plupart des colonnes.

3.2 Les états

État	Signification
EN COURS (jaune)	L'évaluation n'a pas encore de date d'évaluation.
ÉVALUÉ (vert)	La date d'évaluation est saisie et l'échéance de réévaluation n'est pas dépassée.
EN RETARD (orange)	La date de réévaluation est dépassée : il faut réévaluer le risque.

3.3 Ce que vous voyez

Le registre n'affiche pas toutes les évaluations du compte :

Selon votre sélection de périmètre (en haut de l'écran) :

Un site : vous voyez les évaluations de ce site ;
Une division : vous voyez celles de la division et de ses sites ;
Le groupe : vous voyez celles des sites affichés, des divisions et du groupe.

Selon vos processus : si des processus sont rattachés à votre profil, vous ne voyez que les évaluations de ces processus et celles qui n'ont pas de processus.

Si un risque vous semble introuvable, vérifiez d'abord votre sélection de site, puis les processus de votre profil.

Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche : en modification si vous en avez le droit, sinon en consultation.

4. Évaluer un nouveau risque

Cliquez sur le bouton de création dans le registre.

4.1 Informations à saisir

Champ	Ce qu'il faut saisir
N° Ref	Rempli automatiquement. La référence définitive est calculée à l'enregistrement, à partir du site.
Site(s)	Le ou les sites concernés. Une évaluation distincte est créée pour chaque site coché, avec sa propre référence.
Processus	Le processus auquel le risque est rattaché. Les processus proposés dépendent de vos sites.
Objectif	Choisissez un ou plusieurs objectifs opérationnels existants, ou saisissez un objectif libre.
Nature	Nature(s) de l'objectif.
Intitulé et Description	Le risque, en quelques mots, puis en détail.
Impact(s)	Domaine(s) touché(s).
Conséquence(s)	Conséquences possibles du risque.
Gestionnaire(s) du risque	Utilisateur(s) responsable(s) du risque. Ils reçoivent les notifications.
Intervenant(s)	Salariés qui ont participé à l'évaluation (information seulement).
Mesures de maîtrise mises en place	Mesures déjà en place pour ce processus (voir chapitre 7).
Fichiers	Documents justificatifs.

Le champ Par (auteur de l'évaluation) est rempli automatiquement avec votre nom.

4.2 La cotation

Gravité et Probabilité d'occurrence : choisissez une valeur dans chaque liste. Symalean multiplie les deux valeurs et affiche aussitôt le niveau de criticité correspondant, selon les tranches définies par votre administrateur.
Niveau de maîtrise : indiquez dans quelle mesure le risque est déjà maîtrisé.
Degré d'exposition : Symalean le lit dans la matrice d'exposition de votre compte, en croisant la criticité et la maîtrise. Il s'affiche avec sa couleur.

Exemple fictif. Gravité "Importante" (valeur 3) × Probabilité "Probable" (valeur 3) = 9, soit une criticité "Élevée". Avec une maîtrise "Partielle", la matrice peut donner un degré d'exposition "Fort".

La matrice d'exposition fixe aussi, pour chaque combinaison :

Les actions de suivi obligatoires (plan d'action, non-conformité, audit, programme d'audit) ;
La fréquence de réévaluation, en mois.

Consultez l'onglet Matrice des risques pour connaître les règles de votre compte.

4.3 Enregistrer

Enregistrer : crée l'évaluation et ouvre la fiche. Vous pouvez alors ajouter les actions de suivi.
Valider : crée l'évaluation et vous ramène au registre.

À la création, les gestionnaires du risque et les destinataires du degré d'exposition (définis par l'administrateur) sont prévenus : ils reçoivent un e-mail et une notification dans Symalean. Le message indique la référence, l'intitulé, le site et la cotation obtenue.

5. Actions de suivi

La section Actions de suivi de la fiche n'est disponible qu'après un premier enregistrement. Avant, le message "Merci d'enregistrer afin de mettre en place vos actions de suivi" s'affiche.

La fiche regroupe les éléments liés au risque :

Les actions du plan d'actions (créées depuis la fiche ou associées) ;
Les non-conformités ;
Les audits et les demandes d'audit ;
Les programmes d'audit (audits avancés).

Si la matrice d'exposition impose un type d'action pour le degré obtenu, au moins un élément de ce type doit exister pour pouvoir clôturer l'évaluation (voir chapitre 6).

6. Clôturer l'évaluation

Pour clôturer, saisissez la Date d'évaluation dans la fiche, puis enregistrez.

Il manque une action obligatoire : Symalean bloque l'enregistrement et affiche "Vous devez réaliser les actions paramétrées dans la matrice d'exposition".
Toutes les actions sont en place : Symalean demande "Souhaitez-vous clôturer cette évaluation ?". Confirmez.

Une fois l'évaluation clôturée :

L'état passe à ÉVALUÉ ;
La fiche passe en lecture seule ;
La fiche affiche "Prochaine évaluation à faire avant le : …". Cette date correspond à la date d'évaluation plus la fréquence de réévaluation prévue par la matrice ;
Les gestionnaires et les destinataires du degré d'exposition reçoivent un e-mail "Mise à jour de la matrice des risques", avec la cartographie des risques en PDF, ainsi qu'une notification dans Symalean.

7. Mesures de maîtrise

L'onglet Mesures de maîtrise recense les dispositifs de prévention ou de contrôle déjà en place, classés par processus. Selon vos droits, vous pouvez les créer, les modifier, les archiver, les restaurer ou les supprimer.

Dans une fiche d'évaluation, le champ Mesures de maîtrise mises en place ne propose que les mesures du processus de l'évaluation.

8. Réévaluer un risque

Le bouton Réévaluer apparaît sur une évaluation clôturée. On l'utilise en général quand l'état est "EN RETARD" ou quand la situation a changé.

Après confirmation ("Voulez-vous réévaluer ce risque ? Les actions en cours ne seront pas reportées dans cette nouvelle évaluation") :

Symalean crée une nouvelle évaluation avec la même référence.
Le contexte est repris : site, processus, objectif, intitulé, description, natures, impacts, conséquences, gestionnaires, intervenants et mesures de maîtrise.
La cotation n'est pas reprise : gravité, probabilité, maîtrise, degré d'exposition et date d'évaluation sont à ressaisir.
Les actions de suivi ne sont pas reportées.
L'ancienne évaluation passe dans l'historique de la nouvelle fiche, avec ses dates et ses cotations.

9. Matrice des risques et synthèse

Matrice des risques : présente les échelles de gravité, de probabilité, de criticité et de maîtrise de votre compte, ainsi que la matrice qui donne le degré d'exposition.
Synthèse des évaluations : cartographie des risques en vue globale, par processus ou par nature. Elle peut être éditée en PDF. C'est ce document qui est joint à l'e-mail de clôture.

10. Archiver, restaurer, supprimer, importer, exporter

Action	Effet
Archiver (sélection dans le registre)	L'évaluation sort du registre actif et la fiche passe en lecture seule. Rien n'est supprimé.
Restaurer (depuis les archives)	L'évaluation revient dans le registre actif.
Supprimer	Suppression définitive de l'évaluation et de tout son historique de réévaluations. Irréversible.
Importer	Création d'évaluations en masse à partir d'un fichier.
Exporter	Export du registre.

11. Questions fréquentes

Je ne trouve pas un risque dans le registre. Vérifiez votre sélection de site et de division, puis les processus rattachés à votre profil. Vérifiez aussi s'il n'a pas été archivé (bouton Archives).

Je ne peux plus modifier ma fiche. L'évaluation est clôturée (date d'évaluation saisie) ou archivée. Pour mettre à jour la cotation, utilisez Réévaluer.

Le message "Vous devez réaliser les actions paramétrées dans la matrice d'exposition" s'affiche. Le degré d'exposition obtenu impose au moins une action de suivi : plan d'action, non-conformité, audit ou programme d'audit. Créez-la ou associez-la, puis clôturez à nouveau.

Le degré d'exposition reste gris ou vide. Il manque la gravité, la probabilité ou la maîtrise, ou la combinaison choisie n'est pas renseignée dans la matrice de votre compte. Contactez votre administrateur.

Ai-je perdu mes actions après une réévaluation ? Non. Elles restent attachées à l'ancienne évaluation, consultable dans l'historique. Elles ne sont simplement pas reportées sur la nouvelle.

Qui reçoit les e-mails ? Les gestionnaires du risque et les destinataires du degré d'exposition définis par votre administrateur. Les intervenants ne reçoivent rien.