Sur la page d’accueil du module GED, un tableau récapitulatif permet de :
- Visualiser l’ensemble des documents enregistrés via les champs de recherches de fichiers par mots clefs (tags) et par type de document.
o Renseigner un ou plusieurs mots-clefs (tags) et/ou le type de document
o Cliquer sur le bouton 'Rechercher'. La liste de documents correspondants apparaît.
- Visualiser les documents sous un état particulier via les différents onglets :
o A consulter : Lors de l’enregistrement ou de la mise à jour d’un document, il est possible de lancer une demande de consultation du document. Les utilisateurs ayant été mis dans la boucle visualiseront le(s) document(s) correspondant(s) dans cet onglet.
o En cours de travail : Document à l’état brouillon, visible par le créateur du brouillon.
o A signer : Les document en cours de mise à jour apparaîtront dans cet onglet pour les utilisateurs acteurs du circuit de validation.
o Refusés à modifier : Les documents dont la mise à jour a été refusée par un des acteurs du workflow apparaîtront dans cet onglet.
o Demande d’évolution : Les demandes d’évolution de documents apparaîtront dans cet onglet pour les utilisateurs destinataires de cette demande.
o Périmé : Si une date de validité a été renseignée de l’enregistrement d’un document, ils apparaîtront dans cet onglet à échéance de cette date.
Related Articles
Gérer des documents associés dans la GED
Lorsque vous administrez un document dans votre GED, vous pouvez affilier vos documents entre eux en utilisant la section “Documents associés”. Exemple ici lors de la création d’un document : Saisissez dans la barre de recherche, le nom d’un document ...
Créer les étapes du Workflow
Cette fonctionnalité vous permet de créer des Workflows, c’est-à-dire des circuits de validation. Un workflow pourra être paramétré lors de la création ou de la mise à jour d’un document. Cliquer sur la fonctionnalité 'Workflows'. Le registre des ...
Permissions GED
Au delà des permissions liées au rôle de l'utilisateur concernant l'accès au module 'Documentation', il existe à l'intérieur même de ce module différentes permissions liées aux dossiers et aux documents. Vous pourrez alors choisir pour un dossier ou ...
Permission GED : Visualiser les documents refusés à modifier dans le Dashboard
Vous avez désormais la possibilité d'afficher les documents qui ont été refusés, en attente de modification sur votre tableau de bord GED. Pour accéder à cette nouvelle fonctionnalité, vous devez vous rendre dans le 'Paramétrage Général', 'Gestion ...
Copier la liste des documents à consulter d’un utilisateur à un autre
A partir de la gestion de vos utilisateurs (dans le paramétrage général, gestion user, dans le sous-menu “Utilisateur”), accédez à la fiche d’un utilisateur pour lequel vous souhaiteriez lui attribuer une liste de document à consulter. Pour cela, ...