Gérer des documents associés dans la GED

Lorsque vous administrez un document dans votre GED, vous pouvez affilier vos documents entre eux en utilisant la section “Documents associés”.

Exemple ici lors de la création d’un document :

Saisissez dans la barre de recherche, le nom d’un document que vous souhaiteriez associer.

Après avoir saisie quelques lettres, des propositions s’afficheront dynamiquement dans la page. Cliquez sur le ou les documents concernés. Ils seront alors visibles dans le champ ”Documents”, et retirer du listing des résultats pour éviter tout doublon dans votre sélection.

L’enregistrement sera instantané. Vous pourrez rajouter ou retirer toute association sans avoir besoin de cliquer sur les boutons ”Valider”.

Les documents associés seront consultables à partir des fonctionnalités dans le bouton “Actions”. Pour plus de détail, consultez notre article “Autres fonctions liées au document" .

Les documents annexes

Choisissez l’option d’annexes lorsque les documents se font simplement référence. L’association ne sera pas réciproque ou bloquante lors des mises à jour.

Les documents traduits

Choisissez l’option traduit lorsque les documents sont fortement liés entre eux. Associer un document en tant que traduction aura un effet réciproque, et donc, d’être référencé automatiquement entant que document traduit dans celui qui est associé dans le document en cours de traitement.

Lors de votre mise à jour d’un des documents, il vous sera demandé si vous souhaitez périmer le document associé. Pour plus d’information sur la gestion des mises à jour de vos documents, consulter notre article “Mettre à jour un document”.