Mettre à jour un document

Pour effectuer la mise à jour d’un document préalablement enregistré, cliquer sur le dossier correspondant dans l’arborescence de manière à ce qu’il apparaisse dans le registre.

Cliquer ensuite sur le bouton situé à droite de la ligne correspondante au document à mettre à jour.

Un menu déroulant s’affiche. Cliquer sur 'Modifier'.

La page de mise à jour du document s’ouvre. Cette page est identique à celle de la création.

- Indiquer le(s) motif(s) de mise à jour du document.

- Importer votre document à jour en cliquant sur le bouton "Chargement"

- Redéfinissez, si besoin, les permissions liées à ce document.

- Ajouter, si besoin, un workflow (ou circuit de validation)

Après avoir complété ce formulaire, cliquer sur le bouton "Valider"

Vous retournez alors sur la page principale de la fonctionnalité 'Arborescence' ou votre document apparaît en version 'B'.

Le cas de document traduit rattaché à votre document

Si des documents sont référencés dans le tableau “Documents traduits” de la section “Documents associés”, vous aurez alors le message d’alerte suivant :

Si vous souhaitez que les documents traduits soient également mis à jour, alors choisissez l’option ”Oui”. Lorsque votre document sera dans sa version +1, le document associé passera automatiquement en ”Périmé”. Pour modifier ce statut sur les documents traduits, suivez les instructions du guide ”Mise à jour d’un document périmé”.

Si vous ne souhaitez pas impacter les documents traduits, alors choisissez l’option “Non”. Votre document suivra ainsi sa mise à jour, sans aucune mise à jour automatique des autres fichiers associés.

Si vous n’êtes pas sûr de votre choix, utiliser l’option “Retour”. Vous pourrez ainsi poursuivre vos modifications sur le fichier.

Effectuer une mise à jour mineure

A partir de la page de mise à jour du document, vous pouvez choisir de réaliser une mise à jour mineure. Pour cela, cochez la case “Mise à jour mineure du document n'entraînant pas de changement de version ni de workflow.”

Cela vous permet :

- De mettre à jour les données “Informations générales” pour la version en cours de votre document

- De modifier le “Motif” de la version en cours de votre document

Si cette case est cochée, la deuxième option “Mise à jour mineure du document n'entraînant pas de demande de consultation” pourra être sélectionnée. Elle vous permet de conserver les demandes de consultation pour la version en cours. Cela signifie que pour un utilisateur ayant déjà lu le fichier, on ne lui demanderait pas de relire le document suite à mise à jour mineure.

A la validation, vous pourrez conserver votre document en cours (pour cela, n’importez aucun document dans le champ “Fichier :”), et lui appliquer toutes les modifications réalisées sur votre page de mise à jour, sans passer par un workflow, ou modifier la version du document.