Gérer vos salariés

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Registre salariés

Le registre des salariés permet de visualiser l’ensemble des salariés enregistrés et d’en créer et/ou d’en importer.

Un système d’état permet de visualiser la présence ou non des salariés dans la société en temps réel.

Il existe 3 états distincts :

ETATS	CONDITIONS
En poste	Le champ 'Fin de contrat' n'est pas renseigné OU Date 'Fin de contrat' < Date du jour
Absent	Une absence est en cours
Sorti	Date 'Fin de contrat' > Date du jour

Le bouton "Import" situé en haut à droite de la page permet d’importer la liste des salariés via le fichier d’import .csv

Pour accéder aux documents liés aux salariés : cliquer sur le bouton en bout de ligne

- 1 La carte d’autorisation / habilitation du salarié

- 2 La fiche salarié

- 3 La fiche d’intégration au poste du salarié

- 4 Supprimer le salarié

Enregistrer un poste

Pour enregistrer un nouveau poste, se rendre sur le registre des postes et cliquer sur le bouton "Ajouter un poste".

Il s’agit de renseigner, à minima, le libellé du poste et le(s) site(s) sur le(s)quel(s) on retrouve ce poste au niveau du chapitre 'Identification' du formulaire d’enregistrement de poste.

L’ensemble des autres champs, bien que facultatifs, correspondent à toutes les informations dont l’enregistrement est nécessaire pour constituer la fiche de poste et ces données sont rappelées lors de la réalisation d’un entretien.

 A savoir : Pour pouvoir renseigner les compétences techniques associées au poste en cours de création nécessite d’avoir créé les compétences correspondantes en amont. Le fait d’avoir renseigner ces compétences techniques permet de les évaluer lors de l’évaluation au poste initial d’un salarié.

Enfin, le dernier chapitre de ce formulaire permet de lier les facteurs de pénibilité au poste en cours de création ce qui permet d’établir l’état général d’exposition à la pénibilité après association des postes aux salariés.

 Après avoir complété le formulaire, cliquer sur le bouton "Valider".

Enregistrer un salarié

Chapitre Informations générales

Pour enregistrer un nouveau salarié, se rendre sur le registre des salariés et cliquer sur le bouton "Ajouter un salarié".

Compléter les champs obligatoires suivants :

- Site = Site d’affectation du salarié

- Matricule = N° de matricule du salarié. Doit être unique pour chaque salarié.

- Nom / Prénom

- Date de naissance

- Sexe

- N° SS = N° de Sécurité Sociale

- Adresse / Code postal / Ville

Chapitre Contrat

Cliquer sur le bouton " + " pour générer un bloc d’enregistrement de contrat

- Type contrat = Liste paramétrable dans le menu Gestion salariés du module paramétrage (ex : CDD, CDI, Intérim…)

- Statut = Liste paramétrable dans le menu Gestion salariés du module paramétrage (ex : ETAM, Cadre…)

- Date début de contrat = A renseigné pour que l’état du salarié passe à 'En poste'

- Date fin de contrat = A renseigner pour que l’état du salarié passe à 'Sorti'

- Rattachement = Si un salarié est intérimaire, ce champ permet de sélectionner l’entreprise d’attache (lié à la base de données fournisseur)

- Salaire brut = donnée facultative et dont l’affichage est lié à une permission. (Permet de calculer le coût salaire réel lié à une formation)

- Taux horaire chargé = donnée générée automatiquement par rapport au salaire brut et aux coefficients associés à la liste paramétrable 'Calcul du taux horaire' du menu Gestion RH / 

Chapitre Poste

Cliquer sur le bouton " + " pour générer un bloc d’enregistrement de contrat

- Intitulé poste = Liste permettant la sélection d’un poste préalablement enregistré dans le registre des postes.

- Date de vérification = Permet de définir une date à laquelle une évaluation au poste du salarié par son responsable hiérarchique doit être réalisée.

Après validation du formulaire, cela génère automatiquement une évaluation au poste dans la fonctionnalité 'Evaluation au poste'.

- Prise de poste / Fin de poste

- Processus = Rattachement du poste à l’un des processus de l’entreprise. 

- Service affecté = Rattachement du poste à l’un des services de l’entreprise. (Lié à la liste paramétrable 'services')

- Responsable = Responsable N+1 du salarié

- Tuteur Sécurité

- Vérificateur

- Code Risque

Les chapitres 'Compétence(s)' et 'Expériences' permettent l’enregistrement des données relatives au CV du salarié.

Après avoir complété le formulaire, cliquer sur le bouton "Valider".

Suivre les informations relatives aux salariés

En cliquant sur une ligne d’un salarié au niveau du registre des salariés, il est possible d’accéder à sa fiche sur laquelle apparaissent deux nouveaux onglets :

- Onglet 'Vie professionnelle' : Permet de visualiser les compétences du salarié ainsi que l’historique des formations, des entretiens professionnels et des absences du salarié.

- Onglet 'Santé & Sécurité' : Permet de visualiser l’historique des visites médicales, des évènements sécurité concernant le salarié (fonctionnel si et seulement si le module SECURITE est activé) ainsi que les expositions à la pénibilité au travail du salarié.

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