Gérer le cycle de vie de votre matériel

Gérer le cycle de vie de votre matériel

Prérequis avant de créer un matériel

  1. Avoir paramétré l'arborescence des sites
  2. Avoir mis à jour les catégories de matériel
  3. Avoir paramétré les familles de matériel
  4. Avoir mis à jour les natures d'intervention

Ajoutez un matériel

1. Accédez au formulaire de création
Allez dans le module "Paramétrage" puis cliquez sur la fonctionnalité "Registre Matériel".
Sur le registre, cliquez sur le bouton "Ajouter un matériel" positionné en haut à droite.
2. Renseignez les informations obligatoires*

Onglet "Fiche Matériel"

Section "Informations générales"

  1. N° interne : Codification automatique pouvant être modifiée.
  2. Désignation : Indiquez le nom du matériel.
  3. Catégorie : Liste paramétrable appelant la liste des catégories présente dans le module "Paramétrage", "Gestion Matériel", "Catégorie".
    Sélectionnez une catégorie.
  4. Famille de matériel : Liste paramétrable appelant la liste des Famille présente dans le module "Paramétrage", "Gestion Matériel", "Famille".
    Sélectionnez une famille.
  5. Site : Elément non modifiable. Par défaut, le matériel sera créé sur le site sur lequel vous êtes positionné.
    Si vous êtes positionnés sur une division, l'élément est modifiable.
    Sélectionnez un site.
    Si vous êtes positionnés sur le groupe, l'élément est modifiable.
    Sélectionnez un site.
Section "Description" 
  1. N° de série : Indiquez le numéro de série de votre matériel.
Section "Exploitation"
  1. Date d’entrée : Indiquez la date d’entrée du matériel.
3. Complétez les champs supplémentaires


Section "Informations générales"
  1. S/Famille : Liste paramétrable appelant la liste des Famille présente dans le module "Paramétrage", "Gestion Matériel", "S/Famille matériel".
    Sélectionnez une sous famille.

Section "Description" 

  1. Type : Indiquez le type du matériel.
  2. Marque : Indiquez la marque du matériel.
  3. Photo : Ajoutez la photo du matériel.
  4. N° d’immobilisation : Indiquez le numéro d'immobilisation du matériel.
  5. Date de fabrication : Indiquez la date de fabrication du matériel.
  6. Date de fin de garantie : Indiquez la date de fin de garantie du matériel.
  7. Fournisseur : Liste paramétrable appelant la liste des fournisseurs présente dans le module Base de données, Fournisseurs ou dans le module Fournisseur (si vous avez acquis ce module).
    Sélectionnez un fournisseur.
  8. Durée de vie (mois) : Indiquez la durée de vie du matériel.
    Cet élément permettra d'alimenter la colonne "Date de fin de vie" présente sur le registre matériel.
    Cette colonne est calculée à partir de la "Date d'entrée" de la section exploitation du matériel + sa durée de vie.
  9. Fichier(s) : Ajoutez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s). 

Section "Exploitation"
Informations relatives à l’entrée/sortie du matériel au sein de la Société.

  1. Condition :  Sélectionnez "Achat" ou "Location".
    1. Si "Achat" :
      1. Date de sortie : Indiquez une date de sortie. L'état de votre matériel passera à l'état "Sorti".
      2. Durée (mois) : Indiquez une durée d’exploitation du matériel.
      3. Coût/mois : Indiquez le coût du matériel par mois.
      4. Compteur initial : Indiquez le compteur initial du matériel.
      5. Unité compteur : Liste paramétrable appelant la liste des unités présente dans le module "Paramétrage", "Gestion Matériel" / "Unité Compteur".
        Sélectionnez une unité de compteur.
      6. Moy Utilisation /mois : Indiquez une moyenne d'utilisation par mois.
      7. Information complémentaire : Ajoutez une information.
    2. Si "Location"
      1. Date de sortie : Indiquez une date de sortie. L'état de votre matériel passera à l'état "Sorti".
        Vous pouvez ajouter ou supprimer des locations en cliquant sur le bouton " + " ou sur le bouton " - ". L'ajout sera possible uniquement si vous avez indiqué une date de sortie sur la ligne précédente.
      2. Durée (mois) : Indiquez une durée d’exploitation du matériel.
      3. Coût/mois : Indiquez le coût du matériel par mois.
      4. Compteur initial : Indiquez le compteur initial du matériel.
      5. Unité compteur : Liste paramétrable appelant la liste des unités présente dans le module "Paramétrage", "Gestion Matériel" / "Unité Compteur".
        Sélectionnez une unité de compteur.
      6. Moy Utilisation /mois : Indiquez une moyenne d'utilisation par mois.
      7. Information complémentaire : Ajoutez une information.

 Section "Affectation(s)"
Permet l’affectation d’un matériel à un site et/ou un service spécifique. Si cette section est remplie, le matériel sera visible sur le registre du site sur lequel le matériel est affecté.

  1. Site : Liste paramétrable appelant la liste des sites présente dans le module "Paramétrage", "Gestion sites", "Sites".
    Sélectionnez un site.
  2. Service : Liste paramétrable appelant la liste des services présente dans le module "Paramétrage", "Gestion Processus", "Service".
    Sélectionnez un service.
  3. Responsable : Liste paramétrable appelant la liste des salariés présente dans le module Base de données, salariés ou dans le module RH (si vous avez acquis ce module).
    Sélectionnez un salarié.
  4. Mise en service : Indiquez la date de début d’affectation à un autre site ou service.
  5. Retour : Indiquez la date de retour du matériel.
  6. Localisation : Indiquez une localisation. 

Section "Pièce(s) détachée(s)"
Permet de lister les pièces détachées liées au matériel ainsi que le fournisseur et le coût associé.

  1. Désignation : Indiquez le nom de la pièce détachée.
  2. Fournisseur : Liste paramétrable appelant la liste des fournisseurs présente dans le module Base de données, Fournisseurs ou dans le module Fournisseur (si vous avez acquis ce module).
    Sélectionnez un fournisseur.
  3. Code : Indiquez un code.
  4. Prix unitaire : Indiquez le prix unitaire de la pièce détachée.
  5. Information complémentaire : Ajoutez une information.

Ajoutez une maintenance préventive

Onglet "Maintenance préventive"

Cet onglet permet d’enregistrer le(s) type(s) et la fréquence d’intervention(s) de maintenance(s) préventive(s) du matériel. Ceci aura pour effet de planifier automatiquement ces interventions dans le registre des interventions et dans le planning de maintenance.

On distingue 2 types d’intervention de maintenance préventive :

Calendaire

    1. Cliquez sur le bouton " + " pour afficher un bloc d’enregistrement lié à une intervention de maintenance préventive calendaire.
1. Renseignez les informations obligatoires*

  1. Type d’intervention : Sélectionnez "Externe" ou "Interne"
    1. Si "Externe"
      1. Nature intervention : Liste paramétrable appelant la liste des nature d'intervention présente dans le module "Paramétrage", "Gestion Matériel", "Nature intervention".
        Sélectionnez une nature intervention.
      2. Description intervention : Indiquez une description.
      3. Déclenchement : Indiquez la date de la première intervention.
      4. Fréquence : Liste non paramétrable. Indiquez la fréquence à laquelle l'intervention doit être réalisée.
    2. Si "Interne"
      1. Technicien : Liste paramétrable appelant la liste des utilisateurs présente dans le module Paramétrage, Paramétrage général, Gestion user, Utilisateurs.
        Sélectionnez un utilisateur
      2. Nature intervention : Liste paramétrable appelant la liste des nature d'intervention présente dans le module "Paramétrage", "Gestion Matériel", "Nature intervention".
        Sélectionnez une nature intervention.
      3. Description intervention : Indiquez une description.
      4. Déclenchement : Indiquez la date de la première intervention.
      5. Fréquence : Liste non paramétrable. Indiquez la fréquence à laquelle l'intervention doit être réalisée
2. Complétez les champs supplémentaires
  1. Si le type de maintenance est "Externe"
    1. Technicien : Liste paramétrable appelant la liste des fournisseurs présente dans le module Base de données, Fournisseurs ou dans le module Fournisseur (si vous avez acquis ce module).
      Sélectionnez un fournisseur.
    2. Lieu : Sélectionnez le lieu de l’intervention "Dans l’entreprise" ou "Chez le fournisseur".
    3. Informations complémentaires : Indiquez une information
    4. Document de référence : Champ libre permettant de lister le(s) document(s) utile(s) pour l’intervention sur le matériel.
    5. Suivi : Sélectionnez "Théorique"(par défaut) ou "Intervention".
      1. Théorique = Si intervention annuelle planifiée le "15/01/2015" mais réalisée le "10/01/2019", ALORS la prochaine intervention sera planifiée le  "15/01/2020".
      2. Intervention = Si intervention annuelle planifiée le "15/01/2015" mais réalisée le "10/01/2019", ALORS la prochaine intervention sera planifiée le "10/01/2020".
    6. Fichier : Ajoutez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s).
    7. Relevé dimensionnel :
      1. COTE : C'est la mesure de dimension du matériel
      2. VALEUR NOMINALE : C’est la valeur de référence fixée par le fabricant pour laquelle l'appareil ou le composant a été conçu pour fonctionner de manière optimale et sécurisée. 
        Indiquez la valeur.
      3. MINI : Par exemple, c'est la limite en dessous de laquelle la pièce est trop petite ou c'est le seuil de dysfonctionnement. Si la tension est sous le Mini, l'appareil n'a pas assez d'énergie pour tourner correctement.
      4. MAXI : Par exemple, c'est la limite au-dessus de laquelle la pièce est trop grosse ou c'est le seuil de danger ou de surchauffe. Si la tension dépasse le Maxi, vous risquez de griller les composants.
      5. RELEVE : Indiquez la valeur relevée.
      6. UNITE DE MESURE : Indiquez une unité de mesure
  2. Si le type de maintenance est "Interne"
    1. Technicien : Liste paramétrable appelant la liste des utilisateurs présente dans le module Paramétrage, Paramétrage général, Gestion user, Utilisateurs.
      Sélectionnez un utilisateur
    2. Informations complémentaires : Indiquez une information
    3. Document de référence : Champ libre permettant de lister le(s) document(s) utile(s) pour l’intervention sur le matériel.
    4. Suivi : Sélectionnez "Théorique"(par défaut) ou "Intervention".
      1. Théorique = Si intervention annuelle planifiée le "15/01/2015" mais réalisée le "10/01/2019", ALORS la prochaine intervention sera planifiée le  "15/01/2020".
      2. Intervention = Si intervention annuelle planifiée le "15/01/2015" mais réalisée le "10/01/2019", ALORS la prochaine intervention sera planifiée le "10/01/2020".
    5. Fichier : Ajoutez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s).
    6. Relevé dimensionnel :
      1. COTE : C'est la mesure de dimension du matériel
      2. VALEUR NOMINALE : C’est la valeur de référence fixée par le fabricant pour laquelle l'appareil ou le composant a été conçu pour fonctionner de manière optimale et sécurisée. Indiquez la valeur.
      3. MINI : Par exemple, c'est la limite en dessous de laquelle la pièce est trop petite ou c'est le seuil de dysfonctionnement. Si la tension est sous le Mini, l'appareil n'a pas assez d'énergie pour tourner correctement.
      4. MAXI : Par exemple, c'est la limite au-dessus de laquelle la pièce est trop grosse ou c'est le seuil de danger ou de surchauffe. Si la tension dépasse le Maxi, vous risquez de griller les composants.
      5. RELEVE : Indiquez la valeur relevée.
      6. UNITE DE MESURE : Indiquez une unité de mesure

Notes
 Il est possible de recréer une première intervention planifiée en modifiant la date de déclenchement souhaitée et en cliquant sur le bouton "Flèche circulaire bleue"

Compteur

  1. Cliquez sur le bouton " + " pour afficher un bloc d’enregistrement lié à une intervention de maintenance préventive calendaire (réalisation kilométrique par exemple).
1. Renseignez les informations obligatoires*

  1. Type d’intervention : Sélectionnez "Externe" ou "Interne"
    1. Si "Externe"
      1. Nature intervention : Liste paramétrable appelant la liste des nature d'intervention présente dans le module "Paramétrage", "Gestion Matériel", "Nature intervention".
        Sélectionnez une nature intervention.
      2. Description intervention : Indiquez une description.
      3. Déclenchement : Indiquez la date de la première intervention.
      4. Fréquence : Liste non paramétrable. Indiquez la fréquence à laquelle l'intervention doit être réalisée.
    2. Si "Interne"
      1. Technicien : Liste paramétrable appelant la liste des utilisateurs présente dans le module Paramétrage, Paramétrage général, Gestion user, Utilisateurs.
        Sélectionnez un utilisateur
      2. Nature intervention : Liste paramétrable appelant la liste des nature d'intervention présente dans le module "Paramétrage", "Gestion Matériel", "Nature intervention".
        Sélectionnez une nature intervention.
      3. Description intervention : Indiquez une description.
      4. Déclenchement : Indiquez la date de la première intervention.
      5. Fréquence : Liste non paramétrable. Indiquez la fréquence à laquelle l'intervention doit être réalisée.
2. Complétez les champs supplémentaires
  1. Si le type de maintenance est "Externe"
    1. Technicien : Liste paramétrable appelant la liste des fournisseurs présente dans le module Base de données, Fournisseurs ou dans le module Fournisseur (si vous avez acquis ce module).
      Sélectionnez un fournisseur.
    2. Lieu : Sélectionnez le lieu de l’intervention "Dans l’entreprise" ou "Chez le fournisseur".
    3. Informations complémentaires : Indiquez une information
    4. Document de référence : Champ libre permettant de lister le(s) document(s) utile(s) pour l’intervention sur le matériel.
    5. Suivi : Sélectionnez "Théorique"(par défaut) ou "Intervention".
      1. Théorique = Si intervention annuelle planifiée le "15/01/2015" mais réalisée le "10/01/2019", ALORS la prochaine intervention sera planifiée le  "15/01/2020".
      2. Intervention = Si intervention annuelle planifiée le "15/01/2015" mais réalisée le "10/01/2019", ALORS la prochaine intervention sera planifiée le "10/01/2020".
    6. Fichier : Ajoutez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s).
    7. Relevé dimensionnel :
      1. COTE : C'est la mesure de dimension du matériel
      2. VALEUR NOMINALE : C’est la valeur de référence fixée par le fabricant pour laquelle l'appareil ou le composant a été conçu pour fonctionner de manière optimale et sécurisée. 
        Indiquez la valeur.
      3. MINI : Par exemple, c'est la limite en dessous de laquelle la pièce est trop petite ou c'est le seuil de dysfonctionnement. Si la tension est sous le Mini, l'appareil n'a pas assez d'énergie pour tourner correctement.
      4. MAXI : Par exemple, c'est la limite au-dessus de laquelle la pièce est trop grosse ou c'est le seuil de danger ou de surchauffe. Si la tension dépasse le Maxi, vous risquez de griller les composants.
      5. RELEVE : Indiquez la valeur relevée.
      6. UNITE DE MESURE : Indiquez une unité de mesure
  2. Si le type de maintenance est "Interne"
    1. Technicien : Liste paramétrable appelant la liste des utilisateurs présente dans le module Paramétrage, Paramétrage général, Gestion user, Utilisateurs.
      Sélectionnez un utilisateur
    2. Informations complémentaires : Indiquez une information
    3. Document de référence : Champ libre permettant de lister le(s) document(s) utile(s) pour l’intervention sur le matériel.
    4. Moy. Utilisation/jour : Elément non modifiable reprenant la donnée ajoutée dans le champ "Moy utilisation / mois" de la section "Exploitation" de l’onglet "Fiche matériel".
    5. Unité : Elément non modifiable reprenant la donnée ajoutée dans le champ "Unité compteur" de la section "Exploitation" de l’onglet "Fiche matériel".
    6. Fichier : Ajoutez une ou plusieurs pièce(s) jointe(s).
    7. Relevé dimensionnel :
      1. COTE : C'est la mesure de dimension du matériel
      2. VALEUR NOMINALE : C’est la valeur de référence fixée par le fabricant pour laquelle l'appareil ou le composant a été conçu pour fonctionner de manière optimale et sécurisée. Indiquez la valeur.
      3. MINI : Par exemple, c'est la limite en dessous de laquelle la pièce est trop petite ou c'est le seuil de dysfonctionnement. Si la tension est sous le Mini, l'appareil n'a pas assez d'énergie pour tourner correctement.
      4. MAXI : Par exemple, c'est la limite au-dessus de laquelle la pièce est trop grosse ou c'est le seuil de danger ou de surchauffe. Si la tension dépasse le Maxi, vous risquez de griller les composants.
      5. RELEVE : Indiquez la valeur relevée.
      6. UNITE DE MESURE : Indiquez une unité de mesure
Notes
Il est possible de recréer une première intervention planifiée en modifiant la date de déclenchement souhaitée et en cliquant sur le bouton "Flèche circulaire bleue"

Onglet Suivi Compteur

Cet onglet offre la possibilité du suivi Compteur, c’est-à-dire le suivi de l’utilisation d’un matériel (nombre d’heures d’utilisation, kilomètres parcourus…) et de la consommation énergétique par période.

  1. Date de début : Indiquez une date de début de suivi.
  2. Fréquence : Liste non paramétrable. Indiquez la fréquence à laquelle l'intervention doit être réalisée.
  3. Resp. du relevé : Liste paramétrable appelant la liste des utilisateurs présente dans le module Paramétrage, Paramétrage général, Gestion user, Utilisateurs.
    Sélectionnez un utilisateur
  4. Suivi : Sélectionnez "Théorique"(par défaut) ou "Intervention".
    1. Théorique = Si intervention annuelle planifiée le "15/01/2015" mais réalisée le "10/01/2019", ALORS la prochaine intervention sera planifiée le  "15/01/2020".
    2. Intervention = Si intervention annuelle planifiée le "15/01/2015" mais réalisée le "10/01/2019", ALORS la prochaine intervention sera planifiée le "10/01/2020".
  5. Unité consommation : Liste paramétrable appelant la liste des unités de consommation présente dans le module "Paramétrage", "Gestion Matériel", "Unité Consommation".
    Sélectionnez une unité consommation.
  6. Information complémentaire : Ajoutez une information.
  7. Fichier(s) : Ajouter une ou plusieurs pièce(s) jointe(s).

 Tableau de relevé

  1. DATE DEBUT : Indiquez une date de début de suivi.
  2. DATE FIN : Indiquez la date de fin (date du relevé).
  3. RELEVE : Indiquez le relevé du compteur.
  4. VALEUR PERIODE : Elément non modifiable. Calcul automatique du nouveau relevé - le précédent.
  5. CONSOMMATION : Indiquez la consommation constatée.
  6. DECLARE PAR : Liste paramétrable appelant la liste des utilisateurs présente dans le module Paramétrage, Paramétrage général, Gestion user, Utilisateurs.
    Par défaut, c'est l'utilisateur connecté qui apparait.

Alerte fin de vie matériel

Soyez alerté lorsqu'un matériel arrive en fin de vie.
Pour cela, vous devez : 
  1. Avoir la permission "Délai alerte fin de vie : Modifier alerte fin de vie de matériel"
  2. Avoir la permission "Matériel - Recevoir une alerte pour les matériels arrivant en fin de vie"

1. Accédez au formulaire de paramétrage du délai de fin de vie des matériels
Allez dans le module "Paramétrage", cliquez sur la fonctionnalité "Gestion Matériel" puis "Délai de fin de vie matériel".
2. Renseignez les informations obligatoires*
  1. Délai d'alerte J- : Indiquez le nombre de jour pour lequel vous serez alerté avant la fin de vie des matériels.
3. Accédez aux notifications
Allez dans le module "Paramétrage", cliquez sur la fonctionnalité "Paramétrage général", "Gestion user" puis "Notifications".
Recherchez la ligne "Matériel - Recevoir une alerte pour les matériels arrivant en fin de vie".
Cliquez sur "Sélectionner" (colonne Notification et/ou Envoi de mail) puis sélectionnez un ou des utilisateur(s).

Archivez / supprimez vos matériels

La suppression et l'archivage d'un matériel sont soumis à permission.
1. Accédez au registre pour archiver 
Allez dans le module "Matériel" puis cliquez sur la fonctionnalité "Registre Matériel".
Archivez le matériel en cliquant sur l'icone situé à droite (dossier zip) de chaque ligne de matériel.
Vous pouvez effectuer un archivage en masse en cliquant sur l'icône présent dans l'entête de la colonne.
2. Accédez au registre des archives pour supprimer un matériel
Allez dans le module "Matériel" puis cliquez sur la fonctionnalité "Registre Matériel".
Sur le registre, cliquez sur le bouton "Archive" positionné en haut à droite.
Sur le registre des matériels archivés, une croix rouge apparait sur chaque ligne. Au clique sur la croix, un message d'alerte vous demande si vous souhaitez supprimer la ligne. 
Après avoir confirmé la suppression, le matériel ainsi que toutes les données liées à ce matériel ne sont plus visibles.
La restauration d'un matériel archivé s'effectue en cliquant sur l'icône représentant une flèche bleue.

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