Déclarer une non-conformité

Déclarer une non-conformité

Cliquez sur l’onglet "Registre des non-conformités".

Le registre des non-conformités apparait, cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer une non-conformité".

Un menu déroulant s’affiche permettant de sélectionner le type de non-conformité à ouvrir :
- NC Interne
- NC Prestataire externe
- Réclamation client

Cliquez sur le type de non-conformité souhaité.

Compléter les différents champs :
Les champs marqués d’un * doivent obligatoirement être renseignés.

- N°Ref = Génération automatique d’un N° de Non-conformité.

- Site = Choix du site concerné.

- Emetteur = Génération automatique du nom de l’émetteur réalisant la déclaration.

- Date de détection = Date à laquelle la non-conformité a été relevée. (Par défaut, la date du jour s’affiche)

- Impact = Qualité / Sécurité / Hygiène / Environnement

- Nature = Produit / Fonctionnement / Service (ou Prestation)

- Référence = Précision facultative de la référence du produit, fonctionnement ou prestation.

- Intitulé = Brève description de la non-conformité détectée.

- Détail = Champ libre permettant d’ajouter des précisions sur la non-conformité relevée.

- Profil destinataire = Permet de choisir si l’envoi de la notification de la non-conformité se fera de manière nominative ou par Rôle.

- Destinataire(s) = Personne(s) à informer de la non-conformité.


Si le type de la non-conformité "NC Prestataire externe" est sélectionné, alors deux champs supplémentaires apparaissent :

- Prestataire externe = Permet d’identifier le prestataire externe concerné par la non-conformité.

- Contact = Permet d’identifier l’interlocuteur du prestataire externe.


Si le type de la non-conformité "Réclamation client" est sélectionné, alors deux champs supplémentaires apparaissent :

- Client = Permet d’identifier le client concerné par la non-conformité.

- Contact = Permet d’identifier l’interlocuteur du client.


En fonction de la nature de la non-conformité sélectionnée, différents champs sont générés :

- Produit : Génère un tableau permettant de sélectionner le type de produit, la quantité de produits (lot, contrôlée, non conformes), l’unité (kg, pièce…), le type de défaut constaté, l’opération durant laquelle le défaut s’est produit et le numéro de traçabilité.

A savoir : si vous disposez d'une liste importante de produits, vous pouvez écrire les premières lettres de la désignation du produitconcerné dans le champ "produit" puis vous cliquez sur le bouton représentant une loupe permettant ainsi de facilité la sélection de celui-ci. Il est aussi possible de générer plusieurs lignes "produit" si nécessaire en cliquant sur le bouton "+".

Après avoir complété ce formulaire, cliquez sur le bouton "Valider"

Vous retournez alors sur la page du registre des non-conformités sur lequel apparaît votre nouvel enregistrement dont l’état est "A traiter".

Cette validation a aussi pour effet d’envoyer une notification via le logiciel Symalean et par mail au(x) destinataire(s) sélectionné(s) précédemment dans le champ "destinataires".

Ce(s) destinataire(s) vont devoir affecter des pilotes pour l’analyse, le traitement et la clôture de la non-conformité. En cliquant sur le lien de la notification, ces derniers auront accès à la page de déclaration de la non-conformité concernée et pourront réaliser ces affectations dans la section "Affectation".

Après avoir complété cette partie, cliquez sur le bouton "Valider"

Vous retournez alors sur la page du registre des non-conformités sur lequel apparaît votre enregistrement dont l’état est "En cours de traitement"

Cette validation a aussi pour effet d’envoyer une notification via le logiciel Symalean et un mail aux pilotes sélectionnés précédemment.

A savoir : si vous n'affectez aucun pilote à l'analyse, au traitement ou à la clôture, alors il ne sera pas possible de compléter ces parties. Si vous ne souhaitez pas effectuer d'analyse de la non-conformité, il ne faut pas affecter de pilote.

Pour poursuivre le traitement de la non-conformité, cliquez sur la ligne de la non-conformité correspondante.

La page de mise à jour de la non-conformité apparaît et vous constaterez que 4 nouveaux onglets sont apparus :

- Analyse : Permet d’analyser la non-conformité (Analyse des causes)
- Traitement : Permet de traiter la non-conformité (lancement et suivi d’actions)
- Clôture : Permet de clôturer la non-conformité.
- Diffusion : Permet d’échanger avec les parties intéressées et de transmettre le rapport de non-conformité.






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